浅谈卫生健康监督档案的管理与利用

刘丽红

摘要：

卫生监督档案是卫生监督机构各项工作的真实记录，它主要包括日常卫生检查工作的案件卷宗、业务培训、设备设施使用情况、执法文书等一系列文件，因此加强对以上这些资料的管理能够不断提高卫生监督执法机构的实效性，对卫生监督机构的持续性进步具有重大的意义，反观现状，我国卫生监督档案管理工作还存在诸多问题和不足之处，整体管理模式较为滞后，手段也不先进，档案归档和存储并不及时，导致档案信息容易失真或被损坏，影响了卫生监督，档案价值和功能的发挥，针对这一现象，卫生监督档案管理必须要认清现状，切实抓好此项工作，提高档案信息资源的利用效率。

关键词：卫生健康监督档案；管理；利用

引文：

我国经济正在高速腾飞，人民群众的物质生活水平逐渐提高，随着社会对身体健康关注程度的提升，卫生健康监督机构工作任务越加繁重，作为卫生事业中的一部分，卫生监督档案管理工作，也逐渐发挥出其重要价值，它不仅能够记录卫生行政许可职能相关活动，还可以对卫生行政处罚职能活动进行记录。与此同时，真实有效的卫生健康监督档案可以作为卫生执法的根据，保存价值较高，本文围绕着卫生健康监督档案的管理与利用展开论述。

一、卫生健康监督档案的特征

第一个方面，我国卫生健康监督档案具有复杂性，该档案的形成环境和形成时间都是不确定的，并且大多数都是出于特殊的事件背景，统一化管理实现起来较为困难，记录方式较为原始化，实际内部信息较为复杂，档案控制工作很难全面展开，经过长时间的资料归档和整理，档案信息的保存和利用价值较高，形成的时间也比较长，因此卫生监督档案需要定期的对其内容进行反复核验，形成数据化的网络，体现政策性延展性和科学性，该档案的信息内容不会受到个人或单位的牵制，大多数都是对客观事实的反映和记录；第二个方面是依赖性，卫生健康监督档案由于其内容上的复杂性对管理人员提出了更高的要求，有关工作人员必须要提高个人素质和专业素养，提高档案的保密性能，卫生监督档案反映的是卫生监督机构单位工作过程和工作历史以真凭实据，对管理工作展开真实记录，它是一种宝贵的文书档案资料，对后续工作的展开具有现实参考意义，因此卫生监督工作在管理过程中需要加强对档案的真实记载，以记载的事件为先例和依据，让卫生监督工作的实际价值得到展现，因此在当下以及未来卫生监督工作都对档案有一定的依赖性，有关工作人员需要采取切实有效的手段对档案资料加强专业保护；第三个方面是进步性。卫生健康监督档案等信息收集起来较为复杂，并且收集的周期比较长，有关人员应当在适当的时候修改或整理档案，调整档案归档周期，在记录档案的时候一定要不断的对方法进行优化，为后续的卫生监督工作提供更有价值的参考，具有进步意义的档案管理工作才能推动卫生监督机构取得良好的发展前途，不断加强卫生管理人员的个人素质建设，从这个角度上来看，卫生健康监督档案在利用上具有强大的进步意义。

二、卫生健康监督档案的管理现状

（一）方式较为落后

我国卫生监督机构工作覆盖面积较为广阔，主要针对公共场所、医疗机构、生活饮用水、疾病预防、消毒产品、食品生产企业等各个方面展开健康工作以及监督检查，由此可见，卫生监督机构每天都会产生大量的工作数据和资料，针对以上信息卫生监督机构，如果采用传统的人工记账方式进行处理，只保留一些关键被查的资料，信息也就无法及时全面妥善的保存卫生监督工作记录与数据，造成档案信息归档不完整不及时，无法全面反馈卫生监督机构的工作，实际情况会影响到该项工作的有效推进^[1]。

（二）管理制度建设不健全

在卫生健康监督机构档案管理工作中一定要加强制度化的建设，如果档案管理工作缺乏相关体制的约束，就会影响到该项工作顺利进展。反观当前阶段，很多卫生监督机构在档案整理和归档的过程中较为混乱，缺乏秩序的引导和程序的规划，比如执法档案没有按照约定的期限和要求进行及时整理，容易造成有关纸质资料丢失或信息失真。除此之外在档案信息整理和归档时缺乏审查步骤，导致归档之后的档案信息也不一定是真实的，失去了档案资料原有的真实性原则^[2]。

二、卫生健康监督档案管理与利用策略

（一）建立健全档案管理制度

针对档案管理制度建设不完善不健全的问题，首先要从制度层面加强档案的收集处理和调用，对不同的工作环节作出细化的规定，确保档案管理各项工作能够有条不紊的进展，同时要对检察机制加强贯彻落实，在档案信息整理和归档之前，必须要检查相关档案内容，确保档案信息真实有效且完整，要强化档案管理工作的全过程监督，定期或不定期的检查相关人员的业务成果，采用抽查的方式及时发现问题、处理问题，除此之外要加强激励机制的建设，通过各种各样的激励手段，调动工作人员的积极性，使工作人员能够主动积极的投入到档案管理工作步骤中去。

（二）加快卫生监督档案信息化管理建设

随着信息化手段开始向社会各行各业普及，档案管理信息化和无纸化是档案行业发展的必然趋势，也是卫生健康监督机构提高档案管理整体效能的重要手段，信息化档案管理指的是用信息技术软件来推动档案管理工作的实效性开展，完成档案采集处理和调用等各个步骤。当前，我国卫生监督事业任务日益繁重，若要及时快速的对产生的工作信息加强整理，有关机构就必须要利用信息化软件打造无纸化的档案归档模式。具体而言首先要加大资源投入，购买先进的计算机软件设备和设施取代传统的档案工作方式，让档案管理从线下转变为线上。其次，有关工作部门要利用信息技术打造完整的档案管理系统，结合卫生监督工作的不同特点，建立出独立的子系统，根据档案的保密级别和不同的性质日期进行分类，以便档案信息的利用和查找。除此之外要对信息化的检索窗口进行设置，方便使用人员利用搜索引擎检索到需要查找的档案资料。在这里要注意的是，在档案管理信息化的建设过程中必须要加强网络信息安全管理，防止在档案归档的过程中信息遭遇窃取或篡改^[3]。

（三）提高档案管理工作基础水平

在卫生健康监督档案的管理工作中，一定要提高基础性工作水平，首先要改变相关工作人员的理念，让所有员工都能够意识到档案管理工作的价值和重要性，明确自己岗位的责任和义务，重视卫生监督档案对整体机构发展起到的作用，根据单位内部的实际情况要设置独立的卫生监督档案管理室，让专业的档案人员接受培训之后上岗，完成日常工作，对工作过程进行记录，整理归档，与此同时，卫生监督档案管理工作需要根据细化的规章制度，明确岗位责任，做到分工明确、责任到人，坚决落实档案管理责任制，把卫生监督和档案管理相统一。具体而言，该项工作需要完成的工作重点和基础性任务有以下几项：第一方面是对卫生监督档案进行收集，第二方面是对档案信息加强审核与管理，检测档案数据是否真实，第三方面是要及时登记档案，对需要记录的工作过程和工作数据及时整理收纳，以上这几项内容都是卫生健康监督档案的基础性管理工作，只有打好工作基础，才能够在基础之上日益精进^[4]。

结语：

综上所述，卫生健康监督档案的管理与利用具有重要的意义和价值，有关人员要建立健全档案管理制度，加快卫生监督档案信息化管理建设，提高档案管理工作基础水平，发挥档案管理工作的实际效能。

参考文献：

[1] 曹彦芬. 卫生健康监督执法档案管理现代化探索[J]. 数字化用户,2021,27(15):54-55.

[2] 张金宝. 浅析大数据下卫生健康监督机构档案信息化管理建设[J]. 健康之友,2020(13):285.

[3] 马云峰. 加强档案工作管理服务卫生健康监督事业发展[J]. 卷宗,2020,10(31):46.

[4] 王明洋. 创新视阈下的卫生健康综合执法档案管理[J]. 数码设计（下）,2021,10(4):212.