事业单位离退休人员档案的管理与服务工作研究

刘文辉、黄玉妍、佟桂兴、付连静、闫利、刘媛媛

摘要：人口红利期已经过去，我国老龄人口越来越多，企事业单位退休职员不停增加，而对于即将退休人员的档案管理工作却呈现了新的问题。对于事业单位即将退休人员的档案合理化管理有助于增加即将退休人员退休后的满意度，又能更好地处理即将退休人员退休前的相关工作。本文首先分析了事业单位即将退休人员档案管理存在的资金、人员投入不够、档案保管制度不合理、保管方式落伍等问题，然后阐述了事业单位加大投入、健全即将退休人员档案管理制度、更新档案管理方法来优化事业单位人员档案管理的方法。

关键词：事业单位；离退休人员；档案管理

引言：

档案信息是伴随每个人一生的，事业单位的人员档案反映了事业单位人力资源状况，也为事业单位后续人才需求指明方向。近来，国家的强大，经济态势良好，人民生活富裕，工作形式多样化，但是人口老龄化却不断加剧。事业单位出现了大批即将面临退休的人员，但是当前单位档案保管工作却不能满足实际需求。面对这种情况，领导应该加强对即将退休职员档案处理工作的合理思考，发现对于即将退休人员的档案管理中呈现的棘手问题，并找出解决方法。

一、事业单位离人员档案管理存在的问题

事业单位人员档案内容广泛，包括人事档案、健康档案与专业技术档案。人事档案记录了即将退休人员从工作开始的人事关系，一直记录到人员退休；健康档案记录的是即将退休人员的健康状态，为事业单位以后返聘身体素质好的老同志发挥余热打下基础；专业技术档案是指一些专业技术岗位人员在技术类工作上的档案，事业单位可以根据该档案清楚了解到哪些专业人才即将退休，为事业单位后续人才储备做好准备^[1]。

对于这些重要的档案资料，完善的即将退休人员档案管理制度还没有被创立起来，没有相关机构监督事业单位人员档案的保管，所以经常发生档案无人看管，甚至档案被借阅、乱丢乱放；其次，很多领导缺乏对单位职员档案合理储存的意识，资金匮乏，没有专门的档案管理地点，档案管理者是其他部门的工作者，一人多岗任职，或者档案管理者水平低下，责任意识不强，对于即将退休人员档案不重视，档案存放不达标，导致可能会发生档案丢失的现象；没有特定的技术人才进行档案管理域服务工作，对档案的处理没有相应的程序与方法，事业单位档案管理一般都是纸质档案，或者通过手写档案，档案多而杂，很容易丢失，而且不能及时联网，导致信息更新不及时，思维固化与科技落后阻碍了电子化档案管理的成长^[2]。

二、事业单位离人员档案管理的优化方法

（一）加大即将退休职员档案管理的投入

档案管理人员的专业水平决定了即将退休人员档案归档、处理工作的合理程度，所以事业单位投入资金与人员来缓解物资不足的问题。通过对档案管理室资金与人员投入客观上解决即将退休人员纸质档案管理空间小、人员不足的问题，同时要针对档案室设施陈旧问题，增多对档案室如灭火器、打印机、电脑等硬件设施的投入；针对档案保管者认知水平落后的缺点，单位应该投入资金让保管人员接受相应的档案归档、保存培训，认识到档案保存服务的重要性，并学习新的信息化电子档案管理^[3]。甚至可以这里专门人员来进行即将退休人员的档案问询工作，方便即将退休人员查找自己的相关信息，保障即将退休人员退休后的生活。通过多种投入来解决单位老一辈退休前的档案处理难的问题，更好地为事业单位即将退休人员服务^[2]。

（二）健全即将退休职员员档案管理的制度

针对即将退休人员档案处理无人监督的情况，要从单位机制出发，承担起单位的义务，保障单位档案保管工作。单位领导要意识到对于即将退休职员档案处理的重要性，整合单位性质，出台一系列档案管理制度，并委派专人对档案保管者进行监督，对即将退休人员档案查询与使用有明确规定，提高他们档案的保管与准确性。要加强对即将退休人员档案的利用与保管，就需要单位领导出台一个规范化、科学化的管理制度^[3]。因为事业单位的特殊性，其对于即将退休人员档案的管理除了一开始的人事、健康与技术档案的保管，还需要对即将退休人员刚退休的信息进行记录，安排专门的人员定期走访即将退休人员，掌握即将退休人员的信息，并将其记录下来。

（三）更新离人员档案管理的方法

人口老龄化导致事业单位即将退休人员开始攀升，大部分事业单位对于档案的管理仍然以纸质档案为主，即使有电子化档案保管也是只能保存一部分，没有固定且完善的信息库，电子文档无法及时归档，降低了即将退休人员档案的归档工作，受到诸多限制，当前机关单位即将退休人员档案电子化、信息化发展比较缓慢。其档案管理的目标是促成档案管理信息化，使得电子化档案信息无损生成、传递便捷、永久保存成为可能^[2]。

事业单位越来越多的即将退休人员，其档案处理工作也越来越复杂，档案信息电子化迫在眉睫。事业单位应该根据本单位即将退休人员的情况建立专门的人才档案信息库、即将退休人员档案库，更新档案管理模式，同时与其他政府部门进行信息同步更新。单位可以成立专门的档案电子化管理小组，组内员工通过多方学习不断完善人员档案处理方法，加强对组内人员档案电子化管理的培训。事业单位即将退休人员的档案电子化处理有利于提高档案保管者处理档案工作的效率，还有利于降低其工作的繁琐性，提高员工档案信息的准确性

^[3]。

三、结束语

随着人口老龄化日益严重，事业单位即将退休人员档案管理工作需要进行优化是大势所趋。事业单位即将退休人员的增加，陈旧的、纸质版档案保存方式已经不能满足单位的需求，优化即将退休人员档案处理方法变得越发重要。通过不断加大人力、物力的投入，健全档案管理体系，进行电子化档案管理等手段，事业单位即将退休人员档案服务工作开始逐渐拨云见日。但是这些优化档案管理的方法可能不会满足未来单位的发展需求，所以还需要各事业单位不断探索出更好的档案处理方法。

参考文献：

[1]机关事业单位离退休人员档案的管理与服务工作[J].中外企业家，2019(19).

[2]杨宇.现阶段机关事业单位离退休职工管理工作的难点与策略[J].财经界，2019,No.521(08):174-175.

[3]刘晖.事业单位离退休管理工作中的档案信息化探讨[J].经济与社会发展研究，2019(4):0150-0150.

作者简介：刘文辉，男，1972年4月出生，河北宽城人，承德广播电视台工作，中国农业大学经济学毕业。