企业档案信息资源的整合与利用

陈倩

摘要：随着社会主义的发展，对企业的要求越来高。档案的价值在于利用，企业档案工作的重要价值也主要在良好的服务中得以体现，在服务企业发展中体现。当前，多数企业的档案管理模式落后，档案利用服务工作依然是“你调我查”的非主动类型的服务，服务方式缺乏创新，仍然是传统的借阅服务为主。

关键词：企业档案；信息资源；整合与利用

引言

大型国有企业是我国国民经济的重要支柱，具有规模体量大、分布范围广的特点。国有企业总部及其下属单位档案部门保存着企业经营管理、产品研制、技术实践、项目建设等各领域的档案资料，是企业经营管理和研发生产的真实记录与核心知识资源。随着企业信息化的发展，如何将大量的、分散的档案信息资源进行集中化、有序化的整合，并为企业决策与生产提供快捷、高效的知识化服务，是企业档案工作未来的发展方向。

1企业档案信息资源的开发利用概述

信息资源的开发和利用是档案管理工作最根本的目的，是发挥档案所具有的信息价值的主要途径。当前，企业要想获得更好的发展，就一定要明确自身的发展方向和发展要求，找出存在的问题并进行改进。而这一切的实现都与档案资料的开发利用有着密切的联系。尤其是在当前技术不断发展的时代背景下，企业对于档案信息资源的发掘深度和广度较过去有大大提高，能够更好地发挥其信息价值，这就使得相关工作在企业发展中的地位进一步提高，例如各种专业化档案管理软件、大数据分析技术、网络平台的建设既增强了企业档案管理的效率，同时也大大增强了档案的利用、共享水平。

2企业档案信息资源的整合与利用

2.1强化档案信息资源的服务功能

档案信息资源的建设和管理，是为了满足本企业的实际需求，更好地为企业的各项经营管理决策提供数据和信息上的支持，因此档案信息资源的服务功能，对企业的整体运营与发展而言至关重要。在档案信息资源管理的制度建设上，应突出其服务功能，尽量提升档案信息调取和查阅的效率和速度，简化审核流程，保障档案信息能够及时传送到需要的部门和人员手中，充分发挥其使用价值；不断提升档案管理人员的服务意识，在日常工作岗位，不断优化档案信息资源管理水平，建立科学的档案信息服务系统，从而确保档案信息的收集、保管及使用能够充分满足企业实际工作的要求，做好科学编目、方便检索；提高档案信息管理人员的职业素养，加强对档案信息资源管理工作重要性的认识，不断提升岗位责任感，更好地为本企业各部门提供服务。

2.2加大投入，能力提升保障整合

企业档案部门是保管档案的中心，其职能和性质就决定了档案部门不会像企业的生产、销售部门一样产生直接的经济效益，档案信息资源整合还会花费大量的资金和人力，但恰恰是这些投入可以为企业的经营决策与生产提供更为快捷、高效的知识化服务。因此企业管理者应立足长远，加强对档案工作的领导并加大档案信息化的资金投入。首先，在健全档案组织机构方面，需明确档案工作领导职责，及时研究、部署并协调解决档案工作中的重大问题，定期开展档案工作督促检查，为档案信息资源整合工作的顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障。其次，在档案信息化建设的投入方面，企业还应进一步加大资金投入。

2.3寻求重点与突破

档案信息资源开发工作的主体内容为多元化档案利用服务机制，要按照具体的情况，力求抓住重点，并寻求新的突破。例如以通过开发档案信息资源管理工作为提高企业效益以及生产经营服务为目标任务，从信息化的方向着手，确保信息资源能够实现新的突破，增加其流动速度。同时还需要在网络建设、改革创新以及手续简化等环节上寻求新的发展突破点，并取得一定实际效益。当前，在一些企业当中，在开发与利用档案管理信息资源方面也取得了很大的成效。并通过先进的信息技术，实现了在档案管理系统中的文档一体化管理模式，这一模式的形成不仅有利于实现档案服务管理工作各环节的全方位信息化管理，与此同时还能够很好地规范电子文件，并确保有价值的档案资料能够完整、齐全地保存下来，从而实现综合档案的电子化流程。

2.4大力推进档案数据库建设

目前，数字化管理方式也在不断普及，涵盖了档案信息管理的领域。建立完整的数据库，需要运用到网络信息技术、多媒体技术、OA技术等现代化手段，以加大信息收集的范围、加快加深档案信息的整合，以及对信息的甄别、加工和处理。此外，还应注重构建技术平台，开展新型的科技建设。在网络时代的大环境下，要用先进的信息技术设备作为依托，最终达到档案信息的数字化，从而为档案信息资源的整合与利用奠定坚实的基础。

2.5制度先行，顶层规划引领整合

有学者曾指出，“档案信息资源整合不是技术问题而是一个管理问题。”这也显现出档案信息资源整合过程中制度与管理的重要性。企业档案信息资源整合是一个循序渐进的建设过程，在这一过程中要有规章制度作为保障，要有切实可行的规划作为指导，使档案信息资源整合工作规范化、有序化。首先，企业总部应成立档案信息资源整合的组织机构，对整合工作统筹规划，统一协调，并稳步推行。组织机构的成员应从参与整合项目的部门或分公司选出，最大限度地兼顾各部门或公司利益，减少各公司的分歧；组织机构的主要职责是协调与沟通不同部门或公司之间的整合问题，包括技术规范统一、整合经验总结以及业务交流沟通等，并制定整合工作行动计划，为整合工作清除壁垒与障碍，必要时可采取行政手段加以推行。其次，企业总部还应制定细致完善的规章制度，使整合工作有规可依、有章可循。规章制度应在国家档案局有关档案信息资源整合规章的基础上进行本地化，确保规章制度“因地制宜”，具有较强的落地性、可操作性与指导性。另外，规章制度应具备科学性和长期性，在实际工作中可根据实际情况不断迭代更新，确保整合工作可以长期、持续进行。

2.6加强横向联合，提高资源的利用价值

档案资源经过整合，其价值有所提升，然而由于企业档案自成一体，无论规模还是功能，其资源都是相对弱小、单一和有限的，无法满足企业经营管理的需要，因此必须借助社会馆藏资源以弥补自己的不足。实现资源互补共享，打破档案馆、图书情报部门各司其职的格局，统一著录格式和编排，共同上报各类馆藏的档案目录。实行一体化管理，充分发挥整体优势，形成公共网络，最终建成完整的社会信息系统。对于规模庞大、功能齐全的社会征集机构来说，企业征集只是一个子系统。作为权宜之计，一些具体项目和需求可以向专业机构购买信息服务，但根本出路是融入社会信息系统。

结语

只有加强对企业档案信息资源的整合与利用，才能保障档案管理水平科学有序的提升。由此可见，加强企业档案信息资源的整合与利用，进一步强化档案信息资源的延续性管理，这是我国档案事业进步与发展的必经之路，我们应该积极采取有效措施，加快这一管理方式的形成，这样才能适应档案管理科学化、有序化。在信息化建设不断推进的今天，对于信息的获取和利用也越来越受到社会的广泛关注。通过对企业档案信息资源的整合与利用，完全可以预见不仅会加快企业的发展，还会有效地提升企业档案服务民众、服务民生、服务于经济社会的整体功能。

参考文献

［1］王丽丽.大数据背景下企业档案资源的整合与利用［J］.兰台世界.2014，（6）：56-58.

［2］李丽娜，柯洁明.药检部门档案信息资源的整合与利用［J］.广东档案.2006（1）：125-126.

［3］李竹.信息技术对企业档案资源利用的影响分析［J］.人力资源管理.2018（10）：89-91.