浅谈新闻档案的管理与创新

孙文俊

【摘要】新闻档案包括文字记载、摄影档案、录像档案、图表档案等不同种类，可以直观展示历史事件，是档案重要的组成部分。由于新闻档案范围广、内容多、容量大，在归纳和管理方面，存在很多难点。在大量复杂的新闻档案中，如何梳理相应资源，为日后使用提供便利条件，是新闻档案管理者必须面对的问题。

【关键词】新闻档案 排序 模糊 信息化 媒资

1. 常规新闻档案的排序保存方法

新闻档案排序，一般有按时间或按门类排序，有的会按照新闻人物主体排序，或是按照事件本身属性排序。对于新闻排序而言，是新闻档案管理工作的第一环。众所周知，排序的直接目的是为了有效整理，根本目的在于科学的调用，为日后各类工作提供有价值的参考。在过去，我们的新闻档案主要指新闻单位的档案资料，即：电视台、广播电台、报社、杂志社等媒体平台存储的新闻事件档案。以报纸为例，过去基本采用的是实体保存，即保存出版的每期报纸。实体保存的最大缺点，就是不易查询，纸质会泛黄变质，且在多次查阅后极其容易丢失。过去的广播、电视也基本采用“带子保存法”，即使用录音带、录像带进行保存，时间久了也会出现声音失真、画质模糊等现象。

上述传统的保存方式，一般采取都是按时间排序保存。按照时间排序是新闻档案排序最常见的方式。这类排序一般以某年某月某日《某某新闻》或总第某期《某某日报》为序列进行排序，方便查找，便于整理，让人一目了然，缺点是在查阅时，难以通过事件检索，在时间模糊、人物模糊的情况下，通过限制时间检索，档案调用非常困难。2000年前后，随着个人计算机技术的普及应用，在传统的dos系统演变下，windows系统的文件管理功能成为了新闻档案管理的重要方式。其中，该系统自然的目录树模式，使得档案管理人员从“记命令”中解脱出来，不用生硬的与“dir/w”亦或是“copy”之类的命令打交道，档案资源文件命名成功后，系统自动按照时间排序或名称排序，减少了传统人工排序耗时耗力的弊端。目前为止，借助计算机系统的文件管理功能来完成档案排序，是目前新闻档案保存管理的重要手段，也是最广泛使用的方法。

2. 新闻档案保管中容易出现的问题

在传统的实体保存中，出现的问题是不易保存，容易在调用后丢失，保存质量不高。在广泛应用的计算机文件保存中，也有许多问题存在。首先是硬件损坏造成的档案丢失。众所周知，个人计算机系统及业务文件都是保存在计算机硬盘或服务器中的，如果存储媒介出现灾难性故障，将会直接影响到资料的保存。档案管理人员在调用新闻档案资料时，一般具有可读写权限和修改权限，误操作会造成档案的丢失，也会因操作人员的主观性修改，无法还原档案的真实性。其次是录入档案资料的命名排序问题。一般说来，档案资料文件常用的命名方法是时间加事件名称，例如“2018年春节期间某市领导走访困难群众”的视频文件。那么，随着时间的推移，若干年后再回头来寻找这个视频资源，通过计算机文件系统的检索功能，我们只能在确定是2018年的新闻素材中找，“春节期间”是个模糊概念，具体是几月几号，我们不得而知，因为新闻报道的题目中没有涉及具体的日期，是哪几位市领导参加我们也不清楚，去了哪几位困难群众家，干了什么事，我们更不得而知。这样看来，我们就要把有关的视频资料全部调用，然后挨个去查看，哪一个视频文件是我们所需要的。这样的操作，既耗时又耗力，且如果视频资料丢失，这一档案调用过程将成为无效调用，起不到任何作用。

在新闻档案的调用实践中，我们极其容易出现有新闻资料找不到的问题。例如，我们要检索一个地市近十年来共青团工作的视频资料，我们常规的做法，是搜索“共青团”关键词，但是实际上除去时政新闻报道外，主题报道、系列报道、人物报道是无法通过关联性关键词“共青团”来找的。所以，我们通过计算机检索系统找出的档案资源，多是“某市某年度共青团工作会议”或是“共青团代表大会”这样的简讯性质的视频文件，而类似“峡水湖畔的巾帼豪杰——全市优秀青年风采展播”之类的主题报道视频新闻资料难以被检索出来。这是因为，在存入新闻档案时，传统计算机系统的文件命名无法保存多个关键词，关键词写的多了，让人看得眼花缭乱，缺乏了档案排序的灵魂。所以，我们基本看不到“某市某会议召开张三李四王五等领导参加，地点在某会议中心，有三个议题分别是某某以”这样没有逻辑性的文件命名方式，这是不科学的，也是不适用新闻档案管理的。

3. 引入媒资手段进行新闻档案管理

综上所述，传统的新闻档案管理中存在着“看着条理用着麻烦”亦或是“看着混乱使用方便”的直接矛盾，归根结底就是新闻资源的排序问题。近年来，媒资平台层出不穷，除新闻单位开始使用以外，一些非新闻领域的档案管理部门也开始使用，这无疑把新闻档案的留存工作引入了新的发展轨道。一般来说，媒资系统由数据库、网络系统、储存系统等组成。新闻档案管理系统采用模块化设计，可以单独运行，也可以相互配合使用。在系统拥有上载模块、转码模块、编目模块、检索模块、下载模块等迁移模块和网络管理模块。系统采用各类主流数据库，使得系统维护人员可以非常快的上手操作，方便的开展核心的数据备份等工作。对于新闻档案管理来说，最基本的就是关键词的无限扩大化，可以增设无数个关键词，便于新闻素材的检索；在存储方面，通过安全管理系统和自动备份系统，极大减少了因误操作和黑客攻击造成的资料丢失；在管理员方面，设置了管理员和用户不同管理权限，避免了新闻档案的主观性修改，最大程度上保证了档案的本真。

在当前主流的媒资管理平台中， 都有比较方便的检索工作程序。通过信息录入工作，对各类新闻报道素材资料进行有效描述信息的著录，其过程相当于为存储的数据资料创建文字描述与扩展资料说明，供将来资料的再利用。但是，我们也要清醒的看到，由于目录树的编辑工作主要人工开展，因此，档案录入人员的素质和工作效率将对信息化档案资料系统产生直接影响。
   新闻档案查询是对录入结果及数据存储的使用。当前常见的媒资系统支持多种复合式检索方式。用户可以按照各种关键词、人物名称、时间等要素进行精准查询，返回结果一目了然。通过智能化的信息检索系统，我们可以提高检测的准确度，提高时间效率。操作人员在对新闻资料进行了多媒体采集和录入的前提下，我们对终端的文字资料、图片资料、音频资料和视频资料、程序资料进行有效检索，通过网络浏览到低码流的新闻资料，采用缩略图或缩略图像形式快速了解素材内容。常见的媒资管理系统在传统检索方式的基础上加入了基于融媒体内容的检索方式。首先是基于视觉内容的检索。由于在录入的过程中，已经从视频结构的各个层面提取了诸多的视觉内容信息，因此，操作人员可以通过色彩、时长、清晰度、文件大小等视觉内容来进行视频文件的查找。其次是基于示例的检索。使用者在浏览视频或者查看关键词调用结果时，通常可能发现一些与需要的新闻报道相似的视频或图片、文字内容，因此，用户可以把这些已有的资料为示例，为下一步检索提供范例分析。同时，常见的媒资系统一般都基于 Internet 的检索功能，为以后各级融媒体中心提供交互式信息服务提供方便，为未来新闻业务向更广泛的范围发展提供更多可能。