新时代城建档案利用精准服务研究

刘帆

摘要：城建档案作为社会生活的重要参考依据，其利用需求迅猛增长，利用工作也从实际出发日益提升服务水平。但与此同时也面临着一些如规范利用流程、统一利用权限范围等制度性和实际性的问题。因此，城建档案管理机构需要适应时代要求，通过加快、加深和加强城建档案利用的制度、科技和基础建设，以实现新时代城建档案利用的精准化服务，进一步发挥城建档案的社会价值。

关键词：新时代；城建档案；利用；精准化

引言

随着经济社会的发展，城市建设日新月异，产生了大量的城建档案。如何在新形势下将这些档案成果妥善保管、充分利用，使之发挥最大功用，是新时期城市建设工作者面临的一个挑战。

1当前城建档案利用的现状

1.1城建档案利用目的不断增多

在很大程度上，城建档案的利用需求主体可以分为单位和个人两大类。从个人的利用目的来说，早年个人持房屋产权证明前来查阅档案多用于室内改造装修或者水电维修时的设计参考，近两年房地产行业的繁荣和产权人法律维权意识的提升，调查取证作为利用目的的查档需求增多。从单位的利用目的来说，建设单位用于产权登记、单位存档、设计参考和执法部门、律师事务用于调查取证的查阅仍占据利用工作的主要部分，伴随社会经济发展需要，消防申报、项目评审、项目申报、客户验厂等利用目的进一步增多。

1.2城建档案利用服务能力不断增强

现阶段城建档案在通过数字档案管理系统查询利用档案的基础上，针对年代久远地名变迁的工程档案查询服务效率不高的问题，结合“以图查档”功能模块，将信息化的档案数据与地图整合，使利用服务更准确高效便捷。

1.3城建档案利用方式不断增加

在大数据背景下纸质档案数字化已是大势所趋，城建档案数字化管理和应用在日常借阅利用中占据重要位置，因此在原本复印、阅览、摘录等利用方式的基础上，档案利用管理者普遍添加了电子件拷贝这个新的利用方式。尤其在工程竣工图的利用上，电子档案拷贝方便快捷，查档者在选择利用方式时很少再选复印，电子件拷贝在此成为了主流。

2城建档案利用面临的问题

2.1对查询范围的质疑

如某小区业主因原定社区服务用房被房产开发企业用作对外经营养老服务中心而引发群体性的纠纷事件，至城建档案馆查阅原规划核准情况。查阅过程中发现规划用途与原开发商宣传用途并不完全一致，遂要求城建档案馆公开规划审批全过程档案。而城建档案馆以相关规范性文件为依据，答复仅能公开规划审批结果性文件，过程性文件不予公开。

2.2城建档案移交者权益与利用者权利存在矛盾

城建档案移交的主体是建设单位，但档案形成过程中涉及了建设单位、施工单位、监理单位和有关个人等，同时城建档案接收和管理城市建设系统各专业管理单位形成的业务技术档案。《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》第三十条规定：“中国公民和组织利用档案馆保存的未开放的档案，须经档案馆同意，必要时报请上级主管机关审查批准；利用其他单位所有的档案，须经该单位同意”，第三十一条规定：“向档案馆移交，寄存、捐赠档案的单位和个人对其档案享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。”在实际工作中，利用主体较为多元，既有档案移交单位或形成单位，也有物业管理公司、商品房业主以及政府行政管理部门、公检法机关、科研机构等等。各地城建档案馆结合当地的实际情况和行政服务的要求，在保障档案信息安全和保障有关方权益的基础上，根据各自的具体利用实施办法提供档案利用服务。面对经济纠纷、房产纠纷等特殊情况时，利用者的需求范围一旦超过设定的可利用档案，又无法拿到移交单位出具的证明材料，可能造成利用者抵触情绪，从而引发矛盾。

2.3对涉密与否的质疑

如某市民发现新建的某停车场建设在人行道、慢车道和盲道上。为此他以一个普通市民的身份查询停车场规划许可材料，却分别因“主干道、广场、交叉工程档案属于秘密档案”和“要出具相关书面证明材料”遭到相关部门和城建档案馆的拒绝，该市民对此提起诉讼。此案最终以规划局对市民开放了相关规划审批档案收尾，直接否定了城建档案馆做出的档案属于国家机密而不予开放的判断。

3实现城建档案利用精准化服务的路径

3.1加快城建档案利用信息化建设

数字化技术为基础的城建档案数字管理系统是实现城建档案利用精准化服务的重要组成部分。城建档案利用模式的重心已经从实体纸质档案转向电子扫描档案，纸质档案不太需要频繁调卷复印，而是转为电子件提取打印或者处理拷贝。这就需要城建档案管理部门深入建设和完善软硬件技术，在做好基础的馆藏城建档案数字化处理工作的同时，积极推进“以图查档”系统的运维和利用。依托城建档案数字管理系统和政务服务平台，可建立区域性城建档案信息共享平台，实现“足不出户”实时自助查询，做到城建档案利用服务社会化、精准化。

3.2将大数据技术运用于城建档案开发利用中

在当下进行城建档案的开发利用工作，应立足实际，不断创新观念与方法，从数据分析到资料整合，再到最后的成果完成，稳扎稳打开展工作。应积极融入大数据浪潮中，充分运用大数据技术，将已有的城建档案资料分类整合，总结其中规律，助力各个历史阶段的城建成果汇编。城建档案是随着城市的产生和发展而形成的城市科学技术档案，是城市规划建设发展兴衰的真实的历史记载。科学地管理和开发利用城建档案，是城市现代化建设的迫切需要。让我们发掘城建档案在城市建设中的巨大作用，更好地助力城市的建设管理和繁荣发展。

3.3加强城建档案宣传

应重视和加强城建档案宣传工作，主要是加强对城建档案的作用和利用价值的宣传。一直以来，城建档案的服务对象主要是城市规划和相关建筑单位，一般个人知之甚少，导致城建档案服务面窄、利用效率不高。因此，要加强城建档案宣传工作。可以通过报刊、网站、微信公众号等媒体发布与城建档案相关的工作内容和工作动态，提高城建档案及档案管理部门的知名度。

3.4积极推进城建档案利用数字化

随着信息化、现代化建设的加快，传统的城建档案管理模式已经不能满足新时代的发展需求，城建档案数字化建设成为城建档案管理工作的发展趋势。城建档案数字化建设是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等现代网络信息技术，将各种载体的城建档案资源转化为以数字化形式进行存储，通过网络连接、应用软件系统等对档案信息资源进行管理和利用的过程。开展数字化建设，能缓解馆藏空间不足，创新城建档案管理模式，提高工作效率。比如查阅档案时，档案管理人员利用档案管理系统直接调用档案原件的电子图片，不需要再到库房查找、翻阅档案，既缩短了查阅时间，又保护了档案原件。我们应紧跟时代潮流，在全新的技术支持下，大力发展城建档案的开发利用事业。

结语

综上所述，在新时代背景下，城建档案利用工作需要精准化以更好地服务社会大众，实现城建档案工作的转型升级。充分发挥城建档案的价值，使利用者和服务者之间依法良性互动，为社会提供更为优质精准的服务。

参考文献

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