新时期重点工程建设项目档案管理探讨

林美娥

摘要：随着社会科技的不断进步，城市各种类型的工程建设随之兴起。新时期，人们对工程建设的质量提出了更高的要求。在工程建设的过程当中，工程档案是对建设过程的详情进行记录的重要手段，也是帮助人们积累建设经验和总结建设结果的重要方式。和以往传统的档案管理不同，新的时期，在具体的工作过程中，工程建设单位对档案进行妥善管理具有重要的意义。但是在实际的管理工作过程中，受到各方面因素的影响，管理工作还存在着一定的问题，会对管理的效果产生不良的影响。本文对工程建设单位档案管理工作中所存在的相关问题进行分析，具体内容如下。

关键词：新时期工程建设；项目档案管理；措施

引言

近年来，政府不断加大工程建设投资，工程项目数量越来越多。日益增多的工程项目对项目管理水平提出了高要求，作为项目管理重要组成部分的档案管理工作越发重要。在“工程补短板，行业强监管”的大环境下，记录和反映建设过程的工程档案资料的意义重大，人们必须高度重视档案管理工作，促进档案管理水平走上新台阶。

1新时期重点工程档案的重要性

当前的工程档案的发展历程，对档案管理工作人员的要求是十分严格的，在原有的基础上提出了新的工作任务与目标，高度重视工作人员的职业素质以及专业知识的提升，这对于企事业的稳定发展有着一定的促进作用，工作人员要顺应信息化时代的发展趋势，不断实践与创新管理模式，使档案管理工作的作用得到良好的发挥。新时期重点工程档案的重要性主要涉及以下方面：首先是工程正常运作的凭证。档案中涵盖工程各阶段产生的信息数据，可以真实、全面地反映出工程规划设计、施工各环节等的建设活动，并为管理工作提供依据，促使项目更好地开展。与实体项目相比，档案使用期限更长，实体建设项目建设、后续运作等都需要档案作为依据，因此它是工程建设与正常运作的重要凭证。根据实际工作需求，相关部门可以凭借档案了解工程的整体结构、防火等级、管线布局、竣工验收等信息，提供个性化信息服务，大大提高工作效率。其次是工程档案是参建各方维护自身利益的重要依据。工程通常投资规模大、建设周期长、风险隐患多、技术要求高，在长时间的施工过程中各参建单位难免会遇到合同纠纷等事宜。作为客观记录工程建设过程的档案资料，是参建各方主张自身权益，进行事故索赔和反索赔的重要依据。特别是现在建立了工程质量终身制，工程档案作为证据的作用将要更为凸显。

2新时期重点工程建设项目档案管理措施

2.1加强对工程档案管理工作重要性的认识

新时期重点工程建设项目档案管理措施之一是加强对工程档案管理工作重要性的认识。要加强对档案管理工作的宣传教育力度。一是加强对参建单位的宣传教育力度。组织深入学习与贯彻档案管理工作相关的法律法规、部门规章及相关文件精神，让参建人员认识到档案管理工作在项目建设各个阶段的重要作用和所能发挥的社会效益和经济效益，提升参建人员，特别是档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，激发他们主动做好档案管理工作的积极性。二是加强对档案管理工作的监督检查力度。要建立完善的工程档案监管标准，充分利用好稽察手段，实现档案管理工作检查的常态化，用检查来督促各参建单位重视档案管理工作，把做好档案管理工作的责任层层传导，树立档案管理工作重在平时的观念。

2.2构建科学合理的档案管理制度

新时期重点工程建设项目档案管理措施之二是构建科学合理的档案管理制度。构建完善合理的档案管理制度是档案管理工作有效落实的基础保障与行动指南，对改进档案管理规范性起到重要作用。所以相关部门应提高重视程度，制定符合企事业自身发展的档案管理制度，而且应避免同质化严重的问题，要切实结合档案管理工作中的实际问题，这样才能保证制度规范的有效落实。同时，要明确档案管理工作各岗位的职责，将工作内容细化，制定完善且有效的奖惩制度，以激发档案管理人员的积极性，使档案文件材料的收集、整理、归档以及利用等流程规范化，提高档案管理工作的效率与质量。

2.3加强档案管理人员的队伍建设

新时期重点工程建设项目档案管理措施之三是加强档案管理人员的队伍建设。作为档案管理工作的主体，档案管理人员自身的专业能力十分重要，必须做好档案管理人员队伍建设，组建一支素质过硬、专业过硬、经验丰富且认真负责的档案管理人员队伍。同时，针对现有的档案管理人员应做好专业知识与技能培训，学习新的理念与方法，提升业务能力和专业素养；鼓励他们积极参加各类培训、交流活动，学习工作技能，积累经验，不断改进档案管理工作中的不足；招聘高水平的专业人才，制定人才引进机制，从工作、生活以及未来发展等多方面给予保障，不断壮大档案管理人员队伍。

2.4提高管理技术

新时期重点工程建设项目档案管理措施之四是提高管理技术。对于管理方式较为落后的地区，需要加大经济投入引进先进的管理设备来帮助工作人员对档案进行管理，采用计算机技术对档案进行科学管理，按照内容和建设的项目类别来对档案进行分类管理。而在经济较为发达的地区，则要对档案进行系统的分类，确保管理的统一性和延续性，让管理的工作能够有序的进行，帮助工作人员能够利用档案进行系统的参考，进一步完善工程建设的工作技术和质量。

2.5建立健全科研档案集成管理

新时期重点工程建设项目档案管理措施之五是建立健全科研档案集成管理。模式为了使单位每位员工都可以准确、快速、实时在线访问档案信息，实现档案网上收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅、借阅等全方位的高效管理，档案管理系统与其他业务系统、办公系统的无缝集成，是大数据时代档案信息化建设的必然要求。企事业单位应建立实行档案馆、科技处组织管理体系，各负其责，分工协作的工作机制，并通过前端控制，将归档职能设计，融入到各档案发生单位管理平台，通过信息化平台公共用户端或移动终端APP推送档案资源，保证档案信息的高效采集。通过管理、开发、共享和利用多源异构的科研档案数据，实现智能化服务，建立企业大数据管理平台。（1）实行科研项目档案全程管理，强化前端控制思想。科技处第一时间掌握科研档案的第一手资料，档案馆的数据库必须与企事业科技处科技平台有效衔接，这是落实科研档案高效、高质量管理的一个重点问题。科技处从科研项目的立项开始建立相关数据库，这就要求将科技档案管理的工作流程和业务标准要建立在科研项目管理的具体过程之中，并使其逐步精细化，便于科研档案系统的识别和控制。科学构建工作机制，有效整合工作职能，经过改进科研档案业务流程各环节工作，提升档案业务运作效率。（2）实行科研档案的分级管理。大数据背景下，馆藏多样性，档案机构多样性和档案职业的社会化“普遍参与式”局面正在形成，科研档案信息资源由“库房”实物保管到“机房”信息存储。档案的专业性、丰富性和复杂性决定了应该通过扩大归档工作参与主体范围，提高公众参与度，有效分解任务，通过“化整为零”，减轻档案部门的压力。因此，可以建立分级管理服务模式，所有的电子科研档案由科研处负责整合利用，纸质科研档案在管理体制上应分层次采取联合管理的模式，如科研项目纸质档案可由各科研单位保管，省部级科研项目纸质档案由科研处负责保管，国家级科研项目纸质档案由企事业档案馆统一管理。构建档案知识服务机制，实现线上科研档案资源共享。（3）仅有资源基础和条件还远远不够，还需要相应的知识服务机制的构建。档案知识服务是传统服务的深化和延伸，实现档案知识服务也是一个档案信息服务的深化过程。这就要求科技处统筹建立大数据管理平台，构建出科研档案资源开发的系统模式。

2.6运用全程管理思维，实行档案实时管理

新时期重点工程建设项目档案管理措施之六是运用全程管理思维，实行档案实时管理。传统工程项目档案管理以前期工程建设与后期档案收集管理模式为主，档案收集与归档通常为单向流转。各建设单位在工期的各阶段生成档案记录，并阶段性向档案管理部门移交审核。随着工期的发展，项目建设与工程档案管理产生不同步问题，档案管理存在滞后性。“重项目、轻档案”的思维，导致档案建设中出现档案漏失、管理不善及脏乱差等情况，极大程度地影响到后期的利用与整理。参建单位较多、各单位档案管理要求和规范不完全一致，导致后期收集与整理出现档案重复与档案无法匹配等问题，对档案建设存在不利的影响。“互联网+”工程项目档案管理采用全程控制思想，在项目开始前，档案管理人员根据工程建设情况了解各阶段所生成的档案类型，编制档案管理计划并制定流程图，把握档案管理建设中的关键环节与薄弱环节。采用前端控制思想与电子签章技术，由档案管理人员对各阶段实时审核并进行电子签名，实现档案管理的实时监控与鉴定管理，一定程度上避免与减少了传统档案管理模式下的不同步问题。参建单位与档案管理人员在各个阶段可实时利用档案管理系统进行档案上传及整理，实现档案从生成、收集到鉴定、整理与归档的全流程管理。

结语

总之，工程管理是国家战略研究的重要组成部分，对于国家建设、企事业发展具有重要的推动作用，具有原始记录性的工程项目档案在项目建设中更是具有不容忽视的地位和作用。伴随着移动互联网与大数据技术的发展，“互联网+”与工程项目档案的深度融合势必将带来工程档案管理领域的变革，推动档案管理朝着信息化、技术化与智能化的方向前进。“互联网+”背景下，工程项目档案管理应抓住机遇，突破思维桎梏，加大创新建设，弥补传统档案管理模式下的局限性与缺失，运用全程管理、标准化管理和一体化管理三大策略手段解决发展中遇到的障碍，积极迎接挑战，推动工程项目档案管理的创新发展。

参考文献

[1]王芗馨.档案管理中存在的问题及对策[J].城建档案，2018(5)：59-60.

[2]张原凤.论档案管理中存在的问题和对策[J].办公室业务，2018(8)：136-136.