加强档案资源建设，促进档案利用

汪佑栋

摘要：档案资源体系和利用体系是档案工作要抓住的两个永恒关键点。如何构建全面优质的档案资源体系，怎样打造多元便利的档案利用体系，新时代档案工作者在两个体系的构建中充当什么样的角色，这些问题值得档案从业者思考。

关键词：档案资源体系，多元化档案利用体系，服务者形象

档案资源体系的构建和档案利用体系的构建是一对孪生兄弟。从档案产生的那天起，无论是哪个历史时期、哪种社会属性的国家，要对其形成的档案进行管理，就必然涉及档案资源体系的构建和档案利用体系的构建，他们之间的差别仅是资源体系的构成不同及利用群体的迥异。知识化、信息化时代的到来，作为社会主义性质的中国，要保证档案事业发展的与时俱进，最大限度发挥库存档案的科学价值，构建“覆盖人民群众的档案资源体系，方便人民群众的档案利用体系”显得必要而又合符时势。

作为新世纪的档案工作者，立足国情、放眼世界开展档案工作是新的档案事业发展形势对我们提出的更高要求。就现阶段而言，如何构建覆盖面更全的档案资源体系，如何构建更为便利的档案利用体系需要广大档案工作者为之思考并付诸行动。

1覆盖面广且能最大限度满足不同利用需求的档案资源体系的构建

覆盖面大并不仅仅意味着馆藏资源要丰富，丰富的资源还需进行科学的整合才能真正实现构建优质的档案资源体系。公共馆藏档案资源可以根据档案的利用群体和利用目的进行分体系划分管理，笔者通过对一批有代表性的市级公共档案馆藏档案进行统计分析，认为可以将公共档案馆藏资源划分为民生档案体系、政务经济档案体系、历史档案体系和其它类档案体系。如此划分可以更为明确的进行档案资源的分类收集，也更为直观的掌握民众所关心的档案，为档案工作有目的、有重点的开展提供参考。

1.1民生档案资源体系建设

眼下的社会热点就是民生，政府工作的重点也是为了民生，所以档案工作也必须紧密围绕社会关注的话题，必须能够为民生的发展发挥积极作用。凡是与民生相关的材料，比如社会保险档案、就业人员档案、失业人员档案、房地产档案、婚姻档案、城市拆迁档案、环境检测档案、学籍档案和企业职工档案等都应该成为档案部门重点收集和保管的文档资料，而且保管期限均定为长期或者永久。对于此类档案，必须加强征集和接收力度，从档案源头抓起，中间监督，末端控制，只要与“人”有关的材料都不要轻易放过，多多益善。民生档案事关人民群众的切身直接利益，这部分档案资源体系构建的科学易用，对于树立档案部门良好形象，促进社会和谐稳定都有着重要作用。

1.2政务经济档案资源体系建设

之所以要把政务经济档案体系作为整个档案资源体系中的一个分体系拿出来单独建设是基于该类档案资源涉及地区整体的经济、政治、文化等发展的轨迹，范围广泛，影响深远。此类档案资源体系主要包括各级政府机关形成的公务性文档资料，具有较强的政策性、法规性和指导性，利用者利用此类档案资源一般是出于考察地区投资环境，作为开展各项活动的凭证依据等。民众还可以通过查阅政务经济文档来了解政府行为，并通过实际的效果来检验政府各项决策的科学性与连续性。政务经济档案体系的建设相对要轻松容易，大部分档案都是政府部门形成，有比较好的文档管理环境，而且根据国家法律法规按期移交档案馆保存，档案部门在接收时要注意保证其完整性和可用性。

1.3历史档案资源体系建设

这里所讲的历史档案资源体系是针对地区历史发展沿革的档案资源及地区已有的历史档案资源。历史档案资源体系不但可作为历史查考和编写地方志的参考资料，还可以作为地方档案馆一大特色档案资源。比如说四川的清代巴县档案，清代巴县档案约11.3万余卷，上自乾隆22年（1757年），下迄宣统3年（1911）年，比较全面记载了巴县的历史，也为研究重庆的城市发展史保存了大量的史料，而且省道府的普发文件和其他州县的来往文件对研究四川史具有重要的参考价值。其年代之长久，数量之众多，内容之丰富，在全国所存县级清代档案中首屈一指，被史学界誉为“一座内容极其丰富的文献宝库”。巴县档案对于研究清史有着很全面的凭证作用。历史档案资源体系的构建要从地方实际情况出发，收集、整理出具有地方特色的历史档案资源，该类档案资源体系一定要注重地方味道。

1.4其他类档案资源体系的建设

除了上述三类档案资源体系外，还有一些重要的档案资源也必须加以整合，比如名人档案资源、家谱档案资源、实物档案资源等等，这些档案历史价值大而且符合大众的口味，具有一定的趣味性，也可以作为档案部门吸引利用者的“奇招”。该类档案资源体系的构建除了要加强搜集和征集外，还需要鼓励民众积极捐献，藏在民家的贵重档案作用的发挥总是有限的，只有进入档案馆才能让更多的受众去认知它。

做好了上述四类档案资源体系的建设工作，不仅有助于分条理的构建覆盖面大的档案资源体系，而且对于档案的保管和提供利用也是大有裨益的。为用户提供档案利用是档案工作的最终目的，资源再丰富，再全面，如果不能方便的为民所用，那么它们也只是“一堆故旧的废纸”，没有任何的生命力。档案资源体系构建好了，科学便利的利用体系也要跟上，利用体系是档案工作保持旺盛生命力的有力抓手。档案工作者在档案利用体系的构建中扮演着重要角色。作为档案事业发展的推动者，知悉档案学理论知识，掌握现代信息网络科技，充满工作的激情与创作活力，要能够从利用者的角度审视档案，共同努力构建便利的档案利用体系。

2便利的档案利用体系构建

利用体系的构建必须借助于科学的方法和现代化的科技手段，从利用者的角度出发，尽量满足不同利用群体的多元化需求。

2.1建立方便的档案利用体系方法策略

刺激利用者的利用需求，满足不同利用者的利用需求，最方便的向利用者提供多种档案利用服务，可以采取如下几种策略：

首先，与档案形成单位统筹合作。借助数字化手段，档案形成部门在向档案馆移交档案后，利用档案满足工作查考的需求大部分可以在本单位得到满足，普通公民也可以在政府职能部门网站上查找他们所需要的现行文件，档案馆可以和政府机关就档案服务达成一些合作协议，这种统筹合作不仅使得合理的组织和工作分工得以延续，档案馆可以继续为各机关和社会提供专业的档案信息服务，对政府信息化建设而言，还可以避免一些不必要的重复建设，而政府部门将既往现行文件一律转至档案馆网站集中公开，还可以节省一些网络资源，利用者也会得到更多的便利。

其次，努力挖掘现有馆藏档案信息，促进利用。现有馆藏档案具有很强的唯一性，可替代性差，对其利用较少的一个重要原因是社会认知程度较差。档案馆应该继续采取措施宣传馆藏，比如开展多种形式的6•9国际档案日宣传纪念活动。加强与社会的合作，特别是与研究机构、学校、大型企事业单位等较为集中的潜在档案信息利用群体开展合作，激发需求。

再其次，降低档案信息的利用成本，最大限度地方便利用者。现代社会节奏快，最大限度便利利用者查询档案除了要简化手续、节约利用者物质成本外，还需克服空间、时间的限制，最优方案就是做到24小时全天候无地域限制的档案利用渠道和手段。开展数字档案馆建设，实现档案信息的数字化和网络化是时代所需，让利用者查询利用档案如同网上冲浪一般“随心随欲”。

再次，转变身份，让利用者“做大”。人们对档案信息的需求是出于不同的目的，随着档案馆社会化服务工作的开展，个性化需求更将是一个普遍现象，现实中的档案信息服务与利用者的个性化需求似乎一直难以实现和谐匹配，这是让利用者感觉不方便的另一个重要原因。档案馆可以借助技术手段和调整服务流程，让利用者做大——不仅允许他们及时向档案馆提出自己的意见、需求和建议，与档案馆形成良性互动，影响档案馆的服务行为，还要允许他们做一名“自助型利用者”，即按照自己的想法随时随地选择想要的信息，挖掘档案信息，满足个性需求。这将是档案馆和利用者的双赢。

总之，采取有效措施最大限度地方便利用者，是所有信息服务机构都面临的一项重要工作，它对于逐步走向社会、正在努力拓展档案馆社会服务功能的档案馆来讲显得尤其重要。科学分析档案信息用户需求，转变观念，运用现代技术手段向利用者提供便利周到的服务，正是档案馆的信息服务之道。

2.2档案工作者在便利的档案利用体系构建中扮演的角色

利用体系的构建是要通过一批甘于奉献的档案工作者来实现，作为档案工作者应当具有强烈的责任感与高尚的职业道德操守，将自身工作定位于服务者，以不辞乏味的向各位利用者提供便捷的档案服务，努力打造档案馆公共型、档案工作人员服务型的社会形象。

早在1975年，伊利诺斯州国家档案馆馆长玛格丽特•诺顿（MargaretNorton）就曾说过，对于大多数人来说，“档案这个词仅仅意味着一排排尘封的故纸堆和腐烂的羊皮纸”，档案工作是不为人知的“幕后工作”，而档案工作者则是在发霉的地下室埋首于故纸堆中的人了。在我国，虽然档案馆诞生至今己经取得了较大的成就，但始终没能在人们心目中树立一个切合自身本质的社会形象，人们对档案馆的了解不多，甚至还存在不少误解，例如，神秘、古老、灰尘是人们对档案馆的感性认识，神情木然冷峻、枯守寂寞、埋首披阅被认为是阅档人的典型形象。这己经成为档案馆发展的一大障碍。

在现代社会中，良好的形象是组织的无形资产，组织拥有良好的形象意味着拥有良好的信誉、较高的知名度和美誉度、优良的组织文化等，也就拥有了竞争的优势，因此，各类组织都把树立和保持良好的形象作为发展战略的重要组成部分，档案馆也不例外。档案馆要想顺应社会发展要求和自身社会化发展趋势，促成自身改革，实现进一步开放，就必须解决形象建设问题，树立一个鲜明、独特的社会形象，使社会大众真正认识和理解档案馆在现代社会中的重要地位和存在价值。因此，以树立开放型、公共型、服务型档案馆良好形象作为档案馆外部公共关系的基本目标符合档案馆发展的需要，有助于档案馆走上良性循环的发展道路。

其实档案工作人员树立服务理念不仅是有利于档案馆形象的塑造，而且是档案馆转变政府职能，实现由管理型政府向服务性政府转变的体制改革要求。档案工作人员完全可以以此为契机，在实现档案馆向公共型、开放型、服务型档案馆转变的同时，也完善、提高自身的服务水平和服务素质，为便利的档案利用体系构建增添色彩。

参考资料：

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[2]潘玉明.论建立现代档案工作服务机制的意义[M].档案学通讯，2006.

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