新时期加强医院宣传档案管理的思考

赵斌

【摘要】本文阐述医院宣传档案的范围，医院宣传档案管理的现状，并提出新时期加强医院宣传档案管理思路：要增强宣传工作者的档案意识，要强化宣传档案制度意识，要具有现代化档案管理意识。

【关键词】医院宣传档案管理

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）32-0023-02

宣传档案是指医院在宣传活动中形成的具有保存价值的各种文字稿、录像、照片。随着医改的不断深入，医疗市场竞争日趋激烈，各级医院对宣传工作也愈来愈受到重视，纷纷加大宣传工作力度，以期营造良好的舆论环境和文化氛围。同时，在知识经济和信息技术革命推动下，宣传档案不仅在数量上成倍增长，而且载体形式也出现了变化。[1]因此，名目繁多、形式多样的宣传档案的收集、整理工作已成为行政管理的一项重要工作。[2]面对这种新情况、新特点，如何加强和改进医院宣传档案的管理，是各级医院档案人员面临的一项重要任务。

1医院宣传档案的范围

日常工作中具体应该归为宣传档案的基本范围是：

1.1文字类。社会媒体和有关医院的新闻信息的文字报道；医院自身编辑、出版的《院报》、《院刊》；医院、科室或个人获得省级及省级以上先进集体或个人的事迹材料。

1.2录像、照片类。中央、部、省、市级领导（及代表团）接见、视察、现场指导、题词活动的录像或照片；医院专家讲座、授课、查房、手术、门诊录像或照片；外籍专家、学者来院讲座、查房、手术、门诊、参观的录像或照片；医院主办的省级以上学术交流会的开幕式，大会发言、报告和讨论等录像或照片；医院承担的国家级、省级课题研究项目鉴定及主要活动录像或照片；市级以上表彰的先进集体或个人照片；医院召开的各种重大或重要会议，如历届职代会、团代会的开幕式录像或照片；医院重大事件、机构改革的历史照片和各届领导成员的合影（包括个人照片）；职工赴国外考察、访问、学习研究场面的照片；各民主党派组织的重大活动录像或照片；新旧建筑物照片；院庆、医师节、护士节、运动会、文艺演出等有意义的文化活动录像或照片；义诊、科普日宣传等公益活动录像或照片。

2医院宣传档案管理的现状

近年来，随着宣传平台的不断发展、变化，新形式、新材料广泛应用，对刚刚起步的医院宣传档案管理工作而言，也凸显很多问题。从目前状况看，在实际工作中存在着宣传档案保存与管理混乱的现象。一是档案管理意识不强。一些医院投入精力宣传满足于刊载或播出，然而对于宣传过程以及宣传后的有意义的资料的保存和整理，是否归档，往往很少考虑，即使有保存也偏重于对文件性和报道性资料方面的保存。二是档案管理机制不够完善。一些医院由于宣传档案收集网络尚有待健全，尚且没有上交档案管理机构的机制，导致个人或者是个别科室私自藏有许多珍贵的资料。三是档案管理专业人员缺乏。一些医院宣传档案整理，往往由宣传部门工作人员兼任，没有经过系统的培训，进而影响了宣传档案管理的规范化。四是档案管理信息化不够。一些医院宣传档案收藏内容没有构成完整标示，且档案资料的计算机管理也不够现代化，对于档案资料的重组整理以及网络化有待加强。五是对宣传档案的开发再利用不足。一些医院宣传档案尤其是声像档案，由于缺乏系统规范的管理，致使医院的声像档案存量较少、质量较低，宣传档案该有的价值难以体现出来。

这些现状说明，重视和加强宣传档案的管理非常必要，它是一项长期性的基础工作，也是医院必须加强的基础工作。要解决上述问题，各医院应参照《机关文件归档和不归档范围》、《文书档案保管期限表》以及国家有关部门的规定，认真制订本单位在宣传活动中形成的各种门类、载体的文件材料的归档与不归档范围及相应的保管期限表，形成正式的规范性文件。

3新时期加强医院宣传档案管理的几点思考

3.1要增强宣传工作者的档案意识

首先要向宣传工作者进行档案重要性的宣传，增强他们的档案意识。让他们认识宣传档案不仅是本单位的历史记录、宣传工作的依据，也是本单位的宝贵财富。其次，还要宣传归档的重要性。有的同志也知道宣传档案重要，但为了个人使用方便或私利，不愿交档案部门保管，不愿归档。要让宣传工作者懂得，这些重要材料保存在个人手里，就影响了这一活动的历史完整性，别人也无法使用；分散在各处很难科学保管，时间长了更有可能损坏或流失。只有归档，由档案部门保管，不仅能保证档案的齐全、完整和安全，档案价值也才能得以最大限度的实现。

3.2要强化宣传档案制度意识

建立和制定宣传档案归档工作制度，是做好医院宣传档案工作的重要措施和保证。[3]因此，强化医院专兼职宣传工作者、宣传管理者的档案制度意识十分必要，要树立严格按制度办事的观念，养成自觉执行和维护制度的习惯。负责宣传档案管理的部门领导是宣传档案管理的第一责任人，要认真履行好自己的责任和义务。宣传档案管理应遵循由医院宣传部门宏观管理，以宣传工作部门为主，全院其他部门协作的原则，按照所有宣传档案登记造表、主要实物呈交医院宣传部门存档、其他实物自存、谁承办谁负责、管理有典册、移交有手续的方法管理宣传档案。宣传档案建设主要包含有文字、录像、照片及实物等，保存期限均应为永久。

3.3要具有现代化档案管理意识

目前，信息技术的飞速发展，有力地推动了宣传档案工作的现代化。宣传档案管理工作已经不能够仅仅局限在传统的信息收集、信息归档，以及信息整理上，而是要求档案管理工作人员熟悉掌握计算机的应用，能够独立有效地使用档案管理软件，同时还必须要具备一定的管理创新意识，紧跟时代发展的步伐。而要适应宣传档案管理工作的现代化，就要不断强化宣传档案工作人员的现代意识，因为现代化的宣传档案工作，无论是对资料的加工、分析、编纂、存储、检索，还是分类、著录、编排，都要求标准化、科学化，要与国际接轨，这也是能否实现宣传档案信息共享的前提。所以，宣传档案管理工作人员不仅要不断加强宣传管理的新技术与新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分发挥新管理方法在档案管理工作中的作用，更好地为医院宣传提供信息服务。

总的来说，宣传档案是医院已发事件记录的载体，也是医院档案文化建设的一部分，具有真实性、文献性和历史性。认真管理好宣传档案，对于记录一家医院的历史，传承医院精神，提高医院在区域内的知名度和影响力等方面具有非常重要的意义。

参考文献

[1]卢筠.应重视宣传档案资源的利用.档案，2006（6）：45.

[2]李优佳.医疗机构宣传档案管理的思考.中医药管理杂志，2012（9）：910-911.

[3]刘军.浅谈宣传报道档案及其管理.档案学通讯，1998（4）：28-29.