浅谈婴儿出生档案管理

袁岑玲

【摘要】婴儿出生档案作为民生档案的重要组成部分，具有作为“人生第一档”的重要意义。本文就婴儿出生证档案管理的现状和问题，成因和解决方法，以及如何做好《出生医学证明》档案管理工作，谈些粗浅的看法。

【关键词】婴儿出生证档案管理

公民出生档案作为民生档案的重要组成部分，具有作为“人生第一档”的重要意义。《出生医学证明》对于规范出生户口登记，依法加强母婴保健工作具有重要意义。而建立健全《出生医学证明》档案管理工作非常重要。目前，在各医院、妇幼保健院等医疗卫生机构，关于婴儿《出生医学证明》签发系统，已经步入规范化管理，但《出生医学证明》首次签发登记表、存根等档案资料缺乏正规、规范的管理是普遍存在的问题。因此，本文就婴儿出生档案管理的现状和问题，成因以及解决方法，就如何做好《出生医学证明》档案管理工作，谈些粗浅的看法。

一、《出生医学证明》档案管理的现状和存在的主要问题

1、未从档案管理的角度上做统一的标准和规范。

《出生医学证明》档案的管理没有责任明确到人，没有专职的档案员，档案管理业务知识缺乏，档案整理不规范而且没有时限性，档案保管年限也不统一，《出生医学证明》登记表及存根等档案资料作为一种特殊形式的档案，它是具有法律依据的重要文书，出生证明档案是公民民事权利能力重要的一部分，需要有专人负责保管并永久保存。

2、缺乏相应的《出生医学证明》档案监管制度。

由于从档案管理业务标准上未做统一规范和要求，都是由签发单位根据各自情况自行保存，这样致使每个签发单位保存的档案内容不一致，保管的方式和保管条件也不符合规范要求，导致有的医院的婴儿出生相关档案存放混乱，不利于查找利用，甚至有的医疗单位和医疗机构还出现过《出生医学证明》相关的档案材料丢失、损毁的情况。

3、缺乏相应的考核机制。

没有将《出生医学证明》档案的管理工作纳入相关科室、相关人员的目标责任制考核管理中，缺乏相应奖惩制度和措施来规范相关科室和相关人员从事婴儿出生档案管理的工作行为。

二、解决的方法和应采取的措施

1、强化《出生医学证明》档案管理的思想意识。

《出学医学证明》是依据《中华人民共和国母婴保健法》出具的，证明婴儿出生状态、血亲关系，申报国籍、户籍，取得公民身份证号码的法定医学证明。在我国境内出生的新生儿，应依法获得卫生部统一制发的《出生医学证明》。它是人从出生到死亡的最基本资格资料之一，具有作为“人生第一证”的重要意义。随着社会信息化的进一步发展，人们在入学、出国、遗产继承等方面越来越多地需要《出生医学证明》，而事实也说明《出生医学证明》确实具有极高的信用证明价值，并发挥了很好的经济和社会作用。

2、制定《出生医学证明》档案管理收集工作的流程和工作制度。

确定责任科室和责任人，做好《出生医学证明》档案资料的收集工作。档案收集工作具体由《出生医学证明》定点签发科室和档案部门承担。每名新生儿发放《出生医学证明》后，其《出生医学证明》存根、登记表、父母双方身份证明、确认条件等在内的相关材料由签发科室专人保管，按照编号顺序单独存放，按照制度规定的时间，定期向本单位档案部门移交，再由档案部门管理人员按国家档案管理有关规定进行规范管理，永久保存。

3、规范《出生医学证明》档案的日常管理办法和措施。

各医疗单位档案部门对接收的《出生医学证明》相关档案材料，按照档案管理的要求，将《出生医学证明》存根及其相关档案按首次签发、换发、补发等分类，按照时间进行立卷归档，并编写页码、文件目录和备考表，按照标准进行装订，按顺序放入档案库房进行永久保存。签发机构及其档案管理人员对因管理、签发《出生医学证明》而掌握的公民的个人信息，应当予以保密。对档案材料在收集、整理、保管、利用的过程中,都应该坚持尊重档案原貌的原则,不随意地涂改、编纂、伪造档案，对需要借阅、复制的档案材料要履行合法有效的手续，坚持实事求是的工作作风，耐心细致地为利用者提供热忱服务。