浅析档案室档案的后续管理

安婧

摘要：随着时代的发展，档案管理工作引起了人们的高度重视。所谓档案室档案的后续管理，是指业务部门和文书部门将现行业务办理完毕，将具有保存价值的文件按照档案管理的要求进行整理、鉴定和编目，移交给档案室（单位内部的档案室、馆或内部档案机构等）进行集中保管，由档案室对归档后文件实施的管理。本文现就档案室档案的后续管理做简要分析。

关键词：档案室；鉴定；编目；管理

档案室的档案的后续管理主要包括档案的补充整理、后续鉴定与检索体系的完善等工作。由于文件的初步整理和鉴定、编目已经由文书部门完成，这就大大减轻了档案室的工作负担，使单位的档案人员不再为繁琐的文件整理事务所累，能够腾出时间和经历去完成一些有利于档案的长期管理、开发和有效提供利用的工作，从而使档案检索体系的完善和档案的后续鉴定成为这一阶段档案室工作的中心所在。

1对档案的补充整理

对档案的补充整理，主要是指由文书部门将整理好的文件材料移交给档案室归档集中保存后，由档案室对移交的档案进行检查验收，并针对先前文件整理得不规范或需要补充的地方进行补充和完善。其整理步骤为：

（1）对“件”的界定复查和规范化。对于《规则》的一些规定需灵活掌握，比如文件的正本与不同稿本，一般来说正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保留历次修改稿的，其正本与历次稿也可各位一件；再如正文与文件处理单，这些表单直接记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件；复制件应与原件作为一件等。这些规则的把握必须在文件移交给档案室的时候有档案室再复查一次，把文件的归档关，保证档案的整理质量。

（2）装订前对文件的修整。文件修正一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易蜕变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等日常工作，以保证档案能够长期保存和有效地提供利用。文件整理好之后，就以“件”为单位，进行桩顶。

（3）对档案分类的复查。移交到档案室的档案已经具有基本的文件管理体系了，档案室首先需要检查文件的分类是否按照既定的分类方案操作，在年度、机构（问题）、保管期限等的划分上是否准确，比如部分跨年度文件准确日期的确定。一般情况下，跨年度的请示与批复应放在复文年度，没有复文的应放在请示年度；跨年度的规划应放在规划内容所针对的第一年；跨年度的总结、决算、报表等应放在它们所针对的最后一年等，都需要档案室在接收档案对其进行后续管理的时候予以考察。考察方式视单位具体情况而定，可以抽查，也可以普查。

2排列装盒与检索体系的完善

在完成档案的虬整理和后续鉴定工作之后，档案室的工作人员还需要对档案进行排列、编号、编目、装盒，并形成检索体系。

2.1归档文件的排列。

通过分类，归档文件在整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类仍处于零散杂乱状态，需要通过排列进一步系统化。文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。《规则》规定归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。在实际工作中，按照事由对文件进行排列也会遇到一些问题，所以应该根据所在单位的实际情况，灵活调整实际的排列次序。一般情况下，同一事由内的归档文件按文件形成时间的先后顺序排列，日期在前的文件排列在前；或按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面。不同事由的归档文件排列可以有很多方法，比如按时间、按重要程度等，具体选择哪种方式应根据机关的文书处理程序、归档制度、档案管理的现代化水平等的不同加以选择。

2.2归档文件的编目。

编目工作包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。

（1）归档文件编号。归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。根据《规则》的规定和实际工作的需要，编号的必备项目包括全宗号、年度、保管期限和符合。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度；保管期限机关文件、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档问价划定的保管期限。按照现行的国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，保管期限分为永久、长期、短期3种，简称“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”；件号即归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号两种，机关档案部门在文件材料整理归档阶段编制的件号是室编件号，是归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。除了必备项目外，归档文件编号还有可选择的项目，如机构（问题）项等，具体情况视各单位文件的具体情况而定。

（2）编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。这些基本包括了对文件、档案进行检索时所需的项目，能够为利用者提供相对完备的检索渠道。

（3）归档文件装盒。文件进行装盒时应该严格按照件号的先后顺序，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，以保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中一些技术性操作外，同样应该体现出归档文件系统化的结果。因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法必须保持一致。装盒时还应注意，要按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。另外，档案在装盒时还有一些要求，比如不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒，等等。

（4）建立完善的档案检索体系。归档文件整理过程中的编目工作是编制检索体系的开端。甚至在纸质文件时代，编目工作的完成从一定意义上说，是档案检索工具的编制完成。但是在数字化时代，我们除了要提供归档文件的目录这一检索工具之外，更需要编制其他的检索工具，提供更多的检索途径，形成完备的检索体系，以保证档案的提供利用工作。

3结论

对于文件保管期限的鉴定，如果文书部门能够做，可以由文书部门胳膊拧紧实际工作需要，会同业务部门、档案部门共同制定文件的保管期限表，甚至对具体文件的保管期限进行划分。如若不然，保管期限的划定工作就仍然应该有档案室来完成。对于已划分保管期限的档案，后续鉴定主要是对文件保管期限进行复核和调整，对移交到档案室的电子文件或者保管过程中形成的数字化档案的质量进行检查，检查其可读性。