浅析如何加强技术档案管理信息化建设

胡静

摘要：技术档案管理作为事业单位技术部门管理工作的基础，管理工作是否科学有效直接关系到事业单位能否可持续发展。因此，下文主要结合笔者近年来工作经验，对事业单位技术档案的管理创新与改革进行分析，以期为技术档案管理工作创新改革提供参考。

关键词：事业单位；技术档案管理；信息化

事业单位技术部门管理工作的关键在于技术档案管理，近年来随着事业单位改革创新程度的深化，技术档案管理工作中也暴露出了许多问题。

一、技术档案管理工作的不足

（一）技术档案不够完整

工程技术档案管理中，普遍存在档案资料不全的情况，较好的单位存档率也只能达到80%，而一般的单位存档率极其低。有很大一部分建筑工程竣工后技术档案资料都不够完整，管理模式不够统一。从大多数工程技术的档案管理上来看，部分单位成立了独立的档案管理职能部门，对于档案资料收集与管理的情况相对较为完整。但仍有一些单位对于技术档案的管理工作不够重视，是由其他职能部门兼职管理或代管的，档案材料的管理不够统一。

（二）单位对技术档案管理工作的重视程度不够

在单位里，很多高层管理人员对此项工作的认识仍然停留在抄抄写写、简单的整理归档资料的层面。而实际上，技术档案不等同于人事。技术档案管理也可以为其他部门查阅资料提供最真实的数据来源。然而，在目前的单位企业中，技术档案管理不善，方法落后等问题的出现，直接影响了档案管理工作应有价值和作用的发挥。

（三）档案管理工作人员的认识程度不足

档案管理人员在受教育程度、专业知识等方面的情况不一，对档案管理工作的重要性也缺乏正确的认知，因此对档案的管理工作仍然停留在浅层的管理层面上，致使档案资料收集不全，整理不规范等现象频频出现。同时社会经济与信息化的快速发展，目前很多管理人员的专业知识技能已经跟不上单位的发展速度，因此，单位应加大对档案管理工作人员专业技能的培训，提高管理人员对档案管理工作的重视。

（四）档案管理信息化程度不高，管理方式跟不上单位的发展需要

随着信息技术的快速发展，很多企业单位也开始配备了相应的软硬件设施，使得云储存、办公自动化等新型的管理方式开始逐渐的运用到档案管理的工作中，但是由于档案管理人员的专业知识技能的欠缺，无法充分地发挥新型技术给档案管理工作带来的便利。比如：有的企业在升级档案软件后，无法实现档案资料的顺利移植；有的企业由于无法顺利的完成办公自动化软件与档案管理软件的对接，导致办公自动化软件中的数据资料无法转换成档案管理资料，需要档案管理人员手动的输入档案资料，这就无形当中加大了档案管理人员的工作强度。

（五）档案管理制度有待完善

科学完善的档案管理制度可以为档案管理工作的顺利开展提供制度保障。就目前的现状来看，单位对技术档案管理工作缺乏重视，同时技术档案管理工作人员自身专业技能的不足，导致很多单位无档案室，或者有档案室，无对应的档案管理制度。尽管单位仍然可以对技术档案进行管理，但是技术档案错放，乱放，丢失的情况时常发生，技术档案的安全性也无法得到有效的保证。

二、加强技术档案管理信息化建设的对策

（一）提高单位对技术档案管理工作的重视度

作为单位的高层领导，要重视技术档案管理工作，加大对技术档案管理工作的认识度。只有高层领导重视了技术档案管理工作，才能够为技术档案管理工作的建立与落实提供前提保障。为了能够让技术档案管理工作满足单位快速发展的需要，单位领导需要加快档案管理的信息化建设，在公司财务状况允许的情况下，完善档案管理的软硬件设施，为档案管理工作提供可靠的物力支持，同时要加大对档案管理人员专业技能的培养。

（二）增强管理工作人员的管理意识

首先，单位要定期组织统一培训。由于各个管理人员的能力，素质不一，通过定期组织统一培训，让管理人员意识到档案管理工作对整个单位的健康发展所起到的重要性。其次，要不断地加强管理人员对专业技能的掌握，从而为提高档案管理工作的效率与质量提供牢靠的技术支持。最后，要加强管理人员的责任感，可以制定相应的奖惩制度。对于一些工作负责认真，业绩优秀的员工，要给予物质或者精神上的奖励。对于一些工作上有失误，工作不认真的员工，要给予惩罚。通过奖惩制度充分的调动起管理人员工作上的责任感和积极性，从而保证档案管理工作高效，高质量的进行。

（三）提高技术档案管理的信息化，改善技术档案管理方式

首先，要做好电子文档的归档工作，统一计算机的规格型号，统一软件的使用。利用计算机和扫描仪将纸质文档数字化。其次，加大技术档案管理软件的开发与利用，注重档案软件的通用性与对接性，实现档案资料的完全对接与导入。然后，建立起全文数据库，为档案资料的查询，检索，统计，利用带来便利。

三、加强技术档案管理制度建设

健全完善的档案管理制度可以为档案管理工作提供制度保障。各单位可以结合本单位的实际情况制定出切实可行的档案管理制度。在日常的档案管理中，根据档案的时间远近和机密程度，对档案进行相应的升高，降密，解密处理等。对于一些失去保密意义的文件，可以重新整理，并做好相应的记录。

（一）建立、整理及挖掘数据

实现对技术档案管理的信息化建设，能够有效的为对档案信息的管理和控制工作提供必要的先决条件，并且以数字化作为所有工作活动的基础内容。在传统档案管理模式下，都是通过纸质来进行相关信息的记录和存储，所以要顺应时代的发展要实现对财务档案信息管理的信息化建设，在今后信息化水平不断提升的过程中，为了不断提高技术档案信息化水平，将数字化作为档案信息管理目标。

（二）建立可靠的信息网络

为技术档案管理建立可靠的信息网络环境，从而能够更加充分的展现出技术档案的价值与效益，信息网络环境的可靠与适用为档案信息的利用提供稳定的前提条件。因此在该项工作当中，主要内容就包括对与信息数据体系的确立，除此之外还有能够借助互联网平台或者其他有效的网络通讯方式来实现资源的共享。综上所述，优化对技术档案管理的工作，保障档案管理的工作效率，实现信息化管理和控制。

（三）建立成熟的辅助决策系统

技术档案管理是一项系统工程，在管理技术档案的过程中，需要根据相关制度有条不紊地进行管理，可选用现代化的管理办法进行档案管理。近些年来，计算机技术不断地成熟与发展，大数据已应用在各个领域中，随着时代的发展，传统的档案管理方法已不能满足当今时代的需要，应使用计算机信息技术对技术档案进行管理。为档案室配备计算机、路由器、复印机、扫描仪等硬件设施，同时引进相应的软件系统，创建独立的档案管理平台。使用最先进的计算机信息技术，对大量的数据进行储存，很多档案可通过电子形式进行存档，解决空间限制的同时，方便了日后档案查

阅，在对档案的统计和分类过程中，也可通过计算机软件来完成，既减轻档案管理工作人员工作负担，技术档案的管理效率也得到了大幅度提升。

四、加强技术档案管理的措施

（一）规范工程技术档案管理模式。

1.管理机制。相关单位应完善技术技术档案管理制度，对其档案需要管理的内容进行规范。是否能够规范档案管理制度，与档案管理质量和进程有直接关系。为了有效推进档案管理工作走向制度化、规范化，可通过完善技术档案规章制度、建立技术档案工作标准来提高档案管理水平。

2.工作程序。在技术档案管理的工作中，应对工作程序进行规范化，使得工作更加有秩序，不至于混乱。所以，在日常工作中，应对技术资料进行集中收集，并通过分类进行整理，使得技术档案资料越来越全面，同时对技术资料应妥善管理，存档的过程中应以查找方便为主要原则。存档的过程中，确保技术档案的完整性，规范化管理技术档案资料。

3.交接工作。技术档案管理工作不可避免有离职或调职的情况，这时就涉及档案交接，应按照相关程序进行交接。首先确保在平时工作中，及时规整档案，不要有遗漏或丢失的情况。在档案交接的过程中，明确双方所承担的责任，认真执行每一个文件的交接。在整理档案的过程中，应以文件规律进行整理，理清文件之间的关系，根据原有基础，进行日后的档案管理工作。在整理归档文件的过程中，应确保案卷清楚的进行分类，将标题、标目、编号等明确的标注，为日后检索工作做基础。同时对整理好的档案按照顺序存入档案柜，确保顺序与标注的一致。

（二）定期培训档案管理人员。随着近些年来国家城市化建设政策的不断推进，建筑行业也得到了迅速的发展，技术档案的管理工作也越来越受到相关人员的重视。所以，应提高技术档案管理人员的综合素质。应对其服务水平、质量与意识进行训练，让每一个档案管理人员都能充分地认识到工程技术档案管理工作的重要意义，将自身的服务水平及质量有效提升，为工程技术档案管理工作更好地服务。同时，应随着时代的进步，更新档案管理理念，从根本上提高认识，不断地学习有关档案管理的法律法规，熟练掌握相关部门对档案管理的规定，并在日常工作中，严格遵守、灵活运用。

五、结语

随着社会化分工的越来越精细化，使得技术档案管理工作的任务量增大，因此高效的技术档案管理工作成为了单位其他部门高效工作的前提保障。同时，伴随着计算机技术的快速发展，技术档案管理工作的信息化也呈现出了迅速发展的趋势。除此之外，要更加的注重对于员工自身的管理理念和管理技术的与时俱进意识的培养，当面对遇到的问题能够准确有效的给予解决，实现技术档案管理信息建设的价值最大化。

参考文献

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