国际体育赛事筹办的采购风险和管理实践

袁正磊

摘要：本文介绍了国际体育赛事在筹办中采购工作的风险，以及某项体育赛事中参照政府采购制度制定出的采购活动管理实践。

关键词：体育赛事筹办；采购风险；政府采购制度

国际体育赛事的货物和服务采购是指为赛事组委会以合同方式、有偿取得形式获取与赛事筹办和举办相关货物和服务的行为，包括购买、租赁、委托等方式。它不同于企业采购也不同于一般意义上的政府采购：企业采购活动通常需要反复进行，逐渐形成稳定的合同商；而体育赛事的采购具有一次性的特点，并且为了赛事活动准时准点正常开展必须保证只能成功不能失败，但采购需求又不容易确定，难以形成稳定供应商。一般意义的政府采购使用的是有明确约束、经过完整法定程序审批财政性资金，而体育赛事的筹办资金大部分是通过市场开发手段募集而来。

针对国际体育赛事筹办过程中采购工作的特点，特别是需要重点关注的风险，本文以拟于2022年在重要历史节点举办的重大标志性国际体育赛事为例，对采购管理的具体实践进行了探讨。

一、国际体育赛事采购风险

风险常常和不确定性等同起来，但国内外学术界对“风险”尚未达成公认的统一认知。具体到采购风险，也没有标准的定义，一般认为采购风险是指由于多种因素的作用，使采购组织不能实现预期采购效益，从而产生损失的可能性。

国际体育赛事采购方面的研究文献较少，赛事筹办中采购风险的单项研究就更少。北京2008奥组委物流部发布的《雅典奥运会实习报告》中分析了雅典奥运会的采购运行管理情况，介绍了雅典奥运采购工作流程：（1）编制采购需求计划；（2）制定采购管理程序；（3）编制奥运会采购工作进度表；（4）准备采购文件，如招标公告和采购合同等；（5）审核采购合同；（6）组织采购招标。

依照报告中的内容结合本次国际体育赛事的筹办工作实际，国际体育赛事采购工作通常面临三大风险：一是需求风险，不同单项体育赛事的需求不尽相同，且开闭幕式、后勤保障、场馆建设、赛事遗产等各方面要求千差万别，还存在随赛事临近需求变更的问题；二是人员组织风险，体育赛事是一项长期准备、短期投放的工作，在采购高峰期存在采购管理人员不够，项目时间性又很强的特点；三是合规风险，虽然赛事采购不同于企业采购和政府采购，但通常都是具有公共利益的一项大型活动，必须合规合法，特别是对于2022年的国际体育盛会，要从“讲政治”的高度认识充分到廉洁办赛的极端重要性，确保实现这场体育盛会“像冰雪一样纯洁干净”

二、参照政府采购制度开展管理实践

历经20多年不断完善的政府采购制度已相对完整，其在提升国民经济水平、政府治理能力和促进廉政建设方面起到不可替代的作用。政府采购的相关法律法规不仅为使用财政性资金的各级国家机关、事业单位和团队组织采购工作提供了遵循，也为具有重大公共利益的国际体育赛事筹办提供了参照依据。

本届体育赛事筹办中的采购工作参照政府采购制度，，已形成一套符合筹办工作实际的体制机制，做到管理环节覆盖采购各环节、交易过程注重目标导向、监督管理机制着重过程监管，落实全面风险防控。

1、顶层体系设计先行

组委会采购工作按照“统一领导、分项实施”的原则组织实施。在组委会统一领导下，设立采购工作小组，作为采购工作议事协调机构，负责对采购工作的指导、协调、监督；审议组委会采购计划、政策、规章制度和特殊采购事项。

2、制度建设迭代更新

为保证采购工作合法有效、过程公开透明，赛事组委会一直以采购工作制度建设为抓手，按照中国及北京市的相关法律法规，制定公开透明的采购流程、建立有效的内部控制制度，保证采购工作合法有效。并且随着筹办工作的次第推进，组委会陆续印发了三版《物资和服务采购管理办法》，用新办法解决新问题，保证采购工作有章可循、有规可依。

3、计划编制统领全局

本项体育赛事既是重要历史节点的重大标志性活动，也是一个体量巨大的项目，项目的管理的核心在于计划。赛事的国际委员会通过项目管理模式对本届赛事的各项工作进行规范。按照项目管理的要求，采购工作首先需要做好采购计划，采购计划是组委会资源计划的一项重要组成部分，各部门按照各自工作计划制定采购计划。考虑到采购计划是逐步明确的，先制定年度采购计划，再按照赛事国际委员会要求梳理出总体资源需求计划。

同时，具体采购项目的实施部门——物流部根据需求时间编制倒排期表，合理安排采购时间，安排人员，做到一切采购工作围绕计划开展，科学合理的实施采购，确保每个采购项目按时完成。这样既给足空间去考虑需求风险，又能提前谋划、有效组织以解决人力组织难题。

4、坚持信息公开透明

遵循公开透明是政府采购制度的生命线的根本，物流部在采购项目实施过程中始终坚持公开、公平和公正，既通过组委会官方网站、微信、微博等渠道，也委托采购代理机构在中国政采网、代理机构网站公布采购项目信息。此方式积极鼓励社会各个团体和组织参与到办赛过程，也方便公众监督采购项目实施情况。

组委会利用科技手段，建立“第二开标现场”在场外实时监督重大项目的开标、评标过程。监察审计部门通过视频实时监控现场情况，杜绝出现采购人代表、专家、采购代理机构不合规现象，从源头和过程上化解合法合规方面的风险。

5、发挥采购人主体责任

政府采购领域的“简政放权”改革增加了采购人在选择采购方式、代理机构和评审专家选择等方面的自主权。物流部组织遴选出三家采购代理机构，其中既有央企子公司、北京市国企又有民营企业。三家机构分别组建赛事专班驻场服务，在采购需求确定以后及时地指导需求部门选择合适的采购方式并编写采购文件。因体育赛事的专业性很强，财政部、市财政局的专家库尚不能满足实际需求，组委会定期推荐体育项目专家入库。

国际体育赛事随其规模扩大，筹办工作的难度也成倍增加，具体到采购活动中的各种风险因素会几何倍数出现，各种风险的客观存在会极大影响采购项目的完成。为保障2022国际体育盛会能按照“精彩、非凡、卓越”的目标顺利实现，赛事组委会充分预料各项风险针对性地制定方案。就采购风险防范，组委会严格参照政府采购制度建立管控体系，推进采购计划管理，确保在具体项目实践中所有项目有迹可循、有规可依，项目信息公开透明自觉接受监督检查。目前来看，管理实践能有效解决本次赛事筹办中的采购风险，也希望能为以后国内大型活动、大型赛事的举办提供借鉴。

参考文献

[1]王传权，《政府采购风险及其防范》.

[2]黎毅，《北京奥运采购风险识别与评估研究》.

[3]徐秀全，《雅典奥运会实习报告》.

[4]古海林，《采购风险成因及其防范》.

[5]姜爱华，《以问题为导向加快形成现代政府采购制度》.

作者简介：袁正磊（1983.04-），男，湖北宜昌人，职称：中级经济师，学历：硕士研究生，研究方向：系统优化，工作单位：北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会物流部。