浅谈文件与档案的关系

赵晓蕾

摘要院本文首先针对不同国家地区对档案与文件关系的认识情况进行了分析，然后分析认为文件转化为档案需要满足一定的条件，最后根据不同的定义与概念，分析了在广义、狭义视角下文件与档案之间的对应关系，确保了两者之间关系认知的客观性以及真实性。

Abstract:Firstly,thispaperanalyzedtheunderstandingoftherelationshipbetweenfilesandarchivesindifferentcountriesandregions,thenarguedthatthetransformationofdocumentsintofilesneedstomeetcertainconditions,finallybasedonthedifferentdefinitionsandconceptsanalyzedthecorrespondingrelationshipbetweenfilesandarchivesfromthebroadandnarrowperspectivestoensuretheobjectivityandauthenticityoftheunderstandingoftherelationshipbetweenfilesandarchives.关键词院文件；档案；定义；关系Keywords:file；archives；definition；relationship中图分类号院G276文献标识码院A文章编号院1006-4311（2014）31-0181-02

0引言文件与档案是档案学科最关键性的构成要素。随着电子信息及管理技术的进一步发展，档案学无论是从理论还是从实践上来说都取得了长足的进步。由此，档案与文件及其之间关系的认知更需要进一步的发展。文件与档案之间的相互连接关系伴随着档案学科的发展而更加的成熟与具体。同时，为了进一步促进档案学科理论的发展以及实践的完善，全面且系统地展开对文件与档案相互关系的分析工作也有着极为重要的意义与价值。本文即从这一角度入手，展开对文件与档案关系的分析研究工作。

1不同国家地区对档案与文件关系的认识分析从档案的研究视角上来说，文件与档案之间的关系主要可以被概括为：首先，文件是档案的前身，档案是文件的最终归宿；其次，文件是档案的基础，档案是文件的精髓；最后，文件是档案的构成，档案是文件的组合。从这一角度上来说可以分析得知的是：文件是产生档案的最主要来源。当然，对于不同的国家与地区而言，在不同的时间状态下，不同学者对于档案与文件关系的认识势必会存在一定的不同，甚至存在截然相反之处。举例来说，对于德国而言，文件需要在运动之最后阶段，并交由档案馆进行永久性保存之后，才能够将这部分文件定义为档案；而对于意大利而言，所有的文件都可以称之为档案。在此基础之上可以根据文件所处运动阶段的不同，界定不同的概念与标准，如当前运转期间的文件可定义为现行档案，处于保管状态下的文件可以定义为暂存档案，已处于保存环节的档案可以定义为历史档案。这种概念下，档案与文件是同一事物的相同表现。

2文件转化为档案的条件分析结合相关的实践研究经验来看认为：并非所有的文件都能够最终转化并形成档案。通常认为：文件为了转化为档案，需要满足三个方面的基本要求，首先，要求文件为现实使用完成或现实办理完毕的文件，这部分文件在经过归档后方可形成档案；其次，要求文件为会对今后实际工作开展以及科学研究活动实施具有一定借鉴或参考价值的文件，这部分文件在归档保存后方可形成档案；最后，要求文件为按照一定规律集中保存的文件，这部分文件在经过归档整理后方可形成档案。从这一角度上来说，文件与档案之间的关系可以表现为：档案是文件在满足一定条件下转化形成的，文件与档案之间既存在联系，同时也存在一定的区别。同时，从文件生命周期概念的角度上来说，生命周期理论的主要价值在于：研究分析管理者主体行为与文件属性之间的对应关系。其所观察对象自文件最初的形成入手，进一步延伸至文件最终的销毁或是保存工作，期间的运动过程以及运动规律均能够通过文件生命周期概念的方式加以表述。在这一理论当中，认为对于企业而言，在文件形成的全过程当中，其运动行为具有一定的阶段性特征。导致文件自形成至转化至使用至保存等多个阶段性变化的最主要原因就在于文件价值形态上的改变。文件在自身第一价值的基础之上，所实现的第二价值即其作为档案的价值。

3文件与档案关系的分析在当前展开文件与档案研究的过程当中，业内学者对于两者关系的认识有所不同，主要有三种不同的看法，第一类，文件与档案均是同一事物，但概念上有一定的差异；第二类，文件与档案是同一事物在不同阶段中的具体表现；第三类，文件与档案是性质不同的两项事物。笔者认为，从文件以及档案的定义角度入手，在界定其属性的基础之上，文件与档案的关系分析会更加的明确。故而展开如下分析：从文件、档案属性界定的角度上来说，结合我国现行《档案学词典》中的相关要求与规范来看，“文件”这一概念可以从狭义与广义两个方面入手加以认识，狭义视角下的“文件”主要是指法定机关、团体机构、企业组织、事业单位在日常工作过程当中所形成的具有完整处理程序的公文资料；而广义视角下的“文件”则主要是指组织或个人为处理事务而制作的，承载相关信息的全部材料。相对应的，在对“档案”一词加以分析认识的过程当中，参照《档案学词典》中做出的阐释，对于“档案”的定义同样需要从广义、从狭义两个角度入手加以认识：狭义视角下的“档案”主要是指法定机关、团体机构、企业组织、事业单位在公务性活动过程当中所形成具有一定利用、保存价值的文书；而广义视角下的“档案”则主要是指国家机构、社会组织、个人在开展文化、科学、经济、技术、政治、军事、以及宗教等各类活动过程当中，直接形成的，承载文字、图表、以及音像等信息的全部材料。

既然对于“文件”的认识有狭义与广义之分，那么在认识其与档案之间关系的过程当中，就需要结合界定概念的不同，采取不同的分析方法：首先，从狭义视角下的文件概念角度上来说，其与档案之间的关系认识应当关注如下重点内容：结合以上分析，狭义视角下的文件最为核心的特点在于“公文”。“公文”这一特殊的格式要求使得文件的记录方式应当是且只能够是文字，也就是说，只有以文字为表示方式，才能够称之为文件。同时，文件的形成主体更加的具体，仅涉及到法定机关、团体机构、企业组织、事业单位这几个方面。在以上形成主体公务性活动的开展过程当中所产生的资料才能够被定义为文件。由此可见，狭义视角下的文件通常可称之为公文或者是文书，而档案所指的则是具有历史保存价值的文书档案，由此可见，在狭义视角下，文件与档案是同一事物相互转化的关系；其次，从广义视角下的文件概念角度上来说，其与档案之间的关系认识应当关注如下重点内容：结合以上分析，广义视角下的文件最为核心的特点在于“记录信息的全部材料”。换句话来说，在广义视角下，“文件”不再受到载体形式的限制，除纸质载体以外，只要具有信息的属性以及价值属性，无论其载体如何，都可以将其称之为文件。由此可见，广义视角下的文件与档案之间也存在一定的转化关系，是同一事物在特定阶段相互转化的结果；再次，从狭义视角下的文件以及广义视角下的档案角度上来说，两者之间的关系则在于：档案包含于文件之中；最后，从广义视角下的文件以及狭义视角下的档案角度上来说，两者之间的关系则在于：档案与文件相互交叉。

4结束语本文重点围绕文件与档案的关系问题展开研究探讨，重点根据不同视角下文件与档案概念的特点，研究了两者之间的关系，对于狭义视角下的文件与档案而言，文件与档案是同一事物相互转化的关系；对于广义视角下的文件与档案而言，文件与档案是同一事物在特定阶段相互转化的结果；对于狭义视角下的文件以及广义视角下的档案，文件与档案是包含与被包含的关系；对于广义视角下的文件以及狭义视角下的档案，文件与档案是相互交叉的关系。

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