浅谈高校声像档案的收集

周小敏

（襄樊职业技术学院档案室，湖北襄樊441050）

中图分类号：G27G2文献标识码：A文章编号：1673-0992（2011）03-0000-01

摘要：本文针对新形势下高校声像档案收集存在的问题，提出加强宣传，重视培训，提高档案专兼职工作人员素质；加强管理，制定办法，狠抓制度落实；转变工作理念，变被动为主动,疏通收集渠道；加强监督，分类指导，提高声像档案归档意识的方法。

关键词：高校；声像档案；收集

高校声像档案主要是指学校各部门或个人在学校各项重大活动中拍摄、录制的反映学校真实面貌的具有保存和参考价值的录音带、录像带、照片、光盘、磁盘、缩微胶片等不同形式的视听载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录，是高校发展建设的真实记录。

声像档案的最大特点是能将鲜活的现实场景原声原貌地记录下来，然后作为历史资料真实地再现于后人的视、听觉感官。这个优势是其他任何载体材料所无法比拟的。高校声像档案涉及的范围广、信息量大、真实性和可信度高，是学校档案中举足轻重的组成部分。但在实际工作中，声像档案并没有得到足够的重视，在收集过程中存在的问题颇多，高校也不例外。

一、声像档案收集存在的问题

1.高校专兼职档案工作队伍不稳定，兼职档案员更换频繁，声像档案意识薄弱。

高校档案管理部门长期游离于高校中心工作之外，得不到应有的重视，形成与强势部门相比工作条件差、人员待遇偏低等工作反差，少数专兼职档案工作人员不安心本职工作，“身在曹营，心在汉”，以至于不能尽快进入工作状态，在相当程度上影响了档案收集工作。还有部分专兼职档案员只有文书档案思维模式，缺乏声像档案意识。因此，在日常工作中声像档案意识薄弱，存在着一些思想认识上的误区：有些人根本就不知道什么是声像档案，不知道声像档案是高校实体档案中的一个有机组成部分，误以为只有上级来文、红头文件才是档案，对于在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，随意把声像资料堆在一边，没有及时加以整理、归档。

2.声像档案形成的部门多、散，收集难度大，收集渠道不畅。

对于重大活动、重要会议，学校都会安排相关人员拍摄录像，形成了许多有价值的声像资料。这其中既有宣传部门的人员，也有主办部门的人员，多个部门同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后档案材料也各归东西，造成了声像档案比较散的状况；对于相对单一的活动，各主办部门大多会自己摄录一些声像材料，产生声像档案的部门多，给档案收集增加了一定的难度；还有些会议、活动，从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施，以及贯穿始终的档案管理、服务工作，档案人员的信息渠道不畅通，信息滞后，造成档案材料流失，加大了声像档案收集的难度。

3.摄影人员归档意识不强，声像档案难以及时完整归档。

摄影人员在各自部门中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。很多摄影人员有专职的，兼职的，平均年龄比较轻，大专以上文化程度的占多数。队伍强大、年龄适中、文化程度较高。但专业工龄比较短。经过档案专业培训的少，专业知识及技能普遍较低。在很多摄影人员中存在着思想认识上的误区。一种误区是他们在公务活动中形成的声像资料，认为拍完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种误区是认为谁拍的声像资料就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些照片档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，使部分照片档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案馆（室）统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使高校档案不齐全完整。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

1.加强宣传，重视培训，提高档案专兼职工作人员素质。

各级领导的重视是做好收集声像档案的重要保证。领导重视了，专职档案人员才有工作的动力，兼职档案人员才能重视起来。事业兴旺，人才为本，档案队伍自身素质的高低直接影响着档案事业的兴衰。档案队伍中特别是兼职档案员，每个工作人员承担的工作任务较多，都身兼数职，档案工作仅是其工作职责的一部分，如果不对其加强培训，必然影响档案收集、整理的质量。因此，通过各种培训，进一步提高档案工作人员的责任意识，使其恪尽职守、爱岗敬业。

2.加强管理，制定办法，狠抓制度落实。

要改变声像档案收集分散的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像档案从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

3.转变工作理念，变被动为主动,疏通收集渠道。

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道。高校各立档单位、档案馆要全面出击，采取多种形式收集。为了从源头上确保档案的整理质量，档案管理人员在声像档案的收集管理上应与时俱进，积极转变工作理念和工作作风，将过去坐在档案室等人上门移交档案的被动型管理方式，转变为主动出击的战略，主动与业务科室和需要归档的部门等基层单位加强联系，及时掌握他们将要举行活动的目的、程序及相关事项，从而组织档案人员直接参与声像档案的收集制作，确定其制作标准，保证形成质量，确保声像档案的原始性和完整性。

4.加强监督，分类指导，提高声像档案归档意识。

针对高校声像档案收集现状，档案行政管理部门要加大对产生声像档案部门的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。消除产生声像档案的部门或人员，往往将资料视为个人劳动成果而不认为是档案资料，不向本单位档案部门移交或长期暂缓移交的误区。同时，注重摄影人员业务培训，全面加强其有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。他们的素质高低，直接决定着声像档案的数量和质量。因此，对他们进行有关专业知识和技能的培训，是提高声像档案产生和收集的必由做法。