探究投标文件中商务资料编制的相关要点

肖宁

摘要：随着我国基础建设的不断发展，招投标制度也逐渐完善，同时也对投标文件中商务资料的编制提出了较高的要求。商务资料是投标过程中的基本工具，商务资料反映出施工企业的技术水平和综合能力，其编制质量直接关系着企业投标的成败，因此投标文件中商务资料的编制时企业关注的重点。

关键词：投标文件；商务资料；编制

1.投标文件中商务资料的概述

1.1商务资料包括内容

商务资料是投标单位向招标单位反映投标单位的资质等级、企业信誉、施工能力、财务能力、人员素质、机械设备的综合性的资料。

一般包括以下内容：①投标函及投标函附录；②授权书（需公证）；③投标担保凭证；④拟投人本标段工程管理人员资历表；⑤拟投人本标段工程主要机械设备配置表；⑥企业财务状况；⑦同类工程的建设业绩；⑧近年来获奖工程项目及有关获奖证书；⑨投标单位对招标单位的承诺；⑩资质、诚信证明。

1.2商务资料的重要性

通过商务资料，招标单位对投标单位从人力、财力、物力、能力方面可以有一个全面了解，对于一个单位是不是具有承揽该招标项目的能力也可以做出判断。由此可见，商务资料编制的好坏，对投标结果有很大的影响。

2.投标文件中商务资料的编制原则及方法

2.1编制原则

投标商务资料必须符合招标文件及答疑规定的内容和顺序，满足招标文件的要求。

2.2编制方法

投标单位对某项目的投标资格预审申请通过后，被招标单位邀请参加该项目的投标，此时要确定该项目商务、施组、报价的编制人员，合理安排任务，统一时间，使三个部门相互联系，步调一致，成为一个有机的整体。

在购买工程施工招标文件后，要及时组织投标文件编制的有关人员对招标文件进行认真评审，要仔细反复的阅读招标文件，对有疑义的地方要在规定的答疑时间内及时告知招标单位，招标单位根据投标单位提出的疑问进行答疑。商务人员要熟知招标文件和答疑，根据招标文件和答疑的要求进行投标文件的编制，按照招标文件规定的内容、顺序、格式、字体和字体大小去编制。通过对招标文件及答疑的理解，根据投标人自身的履约能力，在满足招标文件要求的情况下，合理制定各项目标。投标函、授权书、唱标表等的编制一定要符合招标文件有关要求，人员、设备、施工业绩等的编制决不能低于招标单位规定的最低标准，以免被视为废标；也不要过高的超出招标文件期望值，业主是根据其条件和需要提出目标值的，投标人自主提高目标值，如到时提供不出会适得其反。因此投标单位在投标时一定要制定出使业主相信的业绩、人员和设备，以及相应配套的业绩证明材料和人员的各种证件等。

投标文件既要做到满足招标单位的要求，又要突出投标单位的自身特点，这就要求商务人员要精心编制，把有利于本单位得分的资料融会贯通到标书里，要把投标文件编制的不仅外观美观，内容也要丰富、具体。

当商务资料编制完成后，商务编制人员要按照招标文件和答疑认真仔细的检查，然后再由商务负责人审核，再会同施组编制人员、预算人员、拟参加该项目施工的管理人员及有关技术负责人进行综合评审，讨论、校核和修订投标文件中的关键技术、经济指标，检查对招标文件的响应性、投标文件的整体性，使商务资料更加准确。

3.投标文件中商务资料编制质量的控制措施

3.1必须符合招标文件、答疑要求

招标文件是投标单位编制投标文件和招标人进行投标文件评审的依据，招标文件中载明的对投标单位的各项要求，投标单位必须达到和满足，尤其是招标文件中明确的对投标文件进行符合性审查的项目，以免不能通过符合性审查时被宣布为废标。

3.2内容贯通一致，投标文件整体性好

投标商务资料由于时间紧，有时就同一项目要同时编制多个标段，这就必须要求商务人员头脑清晰，每个标段的工程报价、工程工期、质量安全目标、人员、设备等一定要一致，决不能张冠李戴，商务人员决不能犯这样的错误。在编制过程中，在此方面要尤为注意，重点把握好以下几点：

①投标书的包封皮、封面、投标函、授权书、投标保证金等凡是涉及到体现标段号的编制时一定对号入座。

②投标文件中商务资料里的工期、质量、安全、环保目标的内容要与施工组织相一致。施工组织设计中表述的目标值要与投标书商务资料中的目标值相一致，避免出现投标文件前后表述不一。在编制过程中，各部分的最终表述必须一致，且符合招标文件要求。

③投标文件中商务资料的组织机构框图要与施工管理机构相一致。投标人根据工程特点和施工需要设置的施工管理机构，不仅要满足工程施工需要，还要体现施工组织机构精练与施工作业队伍专业化的特点，配置的施工管理和专业技术人员在专业、资历和数量上要符合招标文件（尤其是资格审查强制性标准）的要求，施工组织设计中的文字表述与投标文件商务资料的组织机构框图要一致，组织机构框图不宜重复出现。主要人员简历表中人员拟定的职务也一定要与组织机构框图相一致，人员简历表后需附的职称证、身份证、毕业证等也一定要与人员简历表中表述的内容一致。

④投标文件商务资料中的主要机械设备要与施工组织设计中的相一致。

⑤投标商务资料中投标函中的工程报价一定要与报价部提供的数字相一致，报价汇总表中的各项数字要同此标段的报价编制人员进行联系，由此标段报价编制人员提供数字，以防出错。

3.3重视商务资料中的优惠条件及承诺

商务资料中的优惠条件和承诺，是商务资料中的重要组成部分，投标单位为了引起招标单位的关注，一般要对招标单位提供优惠条件，并对招标单位作出投标项目的承诺，优惠条件和承诺既要满足招标单位的要求，也要符合投标单位自身的条件，避免承诺过多而在后期的施工过程中得不到兑现，履约信誉方面受到业主的质疑，所以要特别重视商务资料中的优惠条件及承诺，谨慎为之。

3.4高度重视书面质量、签字、盖章等问题

招标文件对其中的文字部分要求十分严格，商务人员必须严格按照招标文件提供的格式、字体和字体大小去做，如某公司在编制商务资料时，严格按照上35mm，左35mm、右20mm、下32mm，装订之后，文件的内容左右距离相一致，上下预留的距离可以编制页眉页脚，打印页码，美观而有规律。并且一级标题采用黑体、小二号字体；二级标题采用黑体、小三号字体；正文采用仿宋_GB2312、四号字体，行距为1.5倍行距，这样文字排版比较整齐，标题与正文明晰。

另外，在商务资料编制中绝对不能有错字出现，所以商务人员在做封面、申请函、法定代表人授权书、银行资信证明时，都要反复校对文字及表格格式等，以免发生不必要的错误。对招标单位要求签字、盖章的地方，商务人员对此一定要把好关，绝对不能有漏签漏盖的现象发生，如有发生，结果将直接导致废标，必须引起高度重视。

3.5电子版、书面版的一致性

招标单位在要求投标单位提供投标文件书面版的同时，一般还要求提供投标文件的电子版，这就要求书面版和电子版必须一致，在发现书面版有错误并修改后，一定不要忘记把最新的版本重新拷贝到磁盘中，以免造成二者的不一致性，给投标工作造成不必要的失误。

结束语：总之，工程投标工作关系着企业的生存和发展，同时该项工作的综合性比较强，必须具备高素质的人才，在投标文件商务资料的编制过程中充分调动工作积极性，提高人员的综合素质，保证商务资料编制的科学合理性，进而提高投标的成功率。

参考文献：

[1]孟朝.创建完善的投标资料库，提高编标质量[J].河南建材.2011.

[2]崔艳华.工程投标中商务标编制的几个关键问题[J].四川建筑.2018.

[3]蒋蕾.如何做好投标工作中的商务工作[J].黑龙江科技信息[J].2016.