合理运用现代化技术加强学校档案管理

张传利

【摘要】高中档案管理工作是学校工作的重要组成部分之一，随着时代的发展，学校档案管理工作也要有所进步，不断改变工作模式，合理应用现代化技术去实施高中档案管理工作，以不断提升工作质量，本文就来谈一谈合理应用现代化技术，加强学校档案管理工作。

【关键词】现代化；技术；档案管理

档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，是做好学校工作的重要基础性工作，也是衡量一所学校管理水平的重要指标。由此，做好档案管理工作，不断提高档案管理的工作质量是很关键的。随着时代的发展，学校档案管理工作的方法也在不断改变，越来越多先进的管理方法出现在我们的视野中，本文就来谈一谈将现代化管理技术应用在档案管理中的相关情况[1]。

一、学校档案管理的信息化要求

随着社会不断发展，科学技术水平不断提升，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的必然发展方向。现代化的管理工作主要体现在两个方面：一是运用现代化高科技手段去管理以不断提升档案工作的效率，解决以前档案工作人工操作的弊端，合理地购进现代化设备应用于档案管理中。另一方面是运用现代化管理手段以不断推进文档一体化的管理，克服高中学校各部门之间归档材料衔接不紧密等问题。借助现代计算机技术统一管理文件、档案相关的全部信息，对文件信息的生成、档案信息的转化等等实现统一的管理，使高中学校档案室不仅是管理部门，还使其成为一个信息供应中心。

二、学校档案管理信息化方法

（一）加大力度宣传档案管理信息化建设的重要性，不断转变观念，为信息化建设提供高质量的服务

学校相关领导要进一步重视档案信息化工作，对档案管理工作的投入力度要不断加强，注重对档案管理工作环境的改善。档案管理工作人员要及时向领导汇报档案信息化建设的现实情况与在工作中出现的问题[2]。

（二）要不断加强信息化基础设施的建设

要不断加强信息化基础设施的建设工作，根据学校实际情况购进计算机设备和信息采集设备，档案管理工作要遵循“规范、先进、实用”的原则，应用的档案管理软件要符合实际的档案管理工作情况，建起网络管理系统保证网络支持，以不断满足信息化建设的需要，不断提升档案管理工作质量。

（三）宏观调控、内部协调

在宏观方面：档案行政管理部门要立足于大局并具有长远的眼光，在原有的档案信息资源管理标准与规范的基础上，对档案信息化标准规范体系的建设进行不断完善，并对此项工作加强监督、指导，进而让档案信息化建设工作有章可循，以解决各单位之间的不协调性问题。从内部方面来讲：学校档案部门要积极参与电子校务建设工作，并且在开展电子校务建设工作的过程中加强对档案关系系统和其他系统之间的有效衔接的问题关注，这样不但可以方便电子档案信息的收集工作的实施，还能够借助网络共享为其他部门提供高效率的服务。学校在内部的各部门之间要严格按照国家颁布的档案信息建设的标准规范去工作，根据实际情况制定数据编码标准、数据传递标准等等[3]。

（四）重点提高档案标准化、规范化的水平

一定要有一个统一的上网目录标准。档案信息属于一种信息源，其内容是十分丰富、形式极其复杂的。要确保档案管理工作的规范性，让使用者能轻松、快捷的在网上查档，那么就必须要遵循一定的标准。反之，工作效率就会受到严重的影响。建立有关的规章制度。学校档案具有安全性。在综合分析了学校的实际情况之后，要根据实际情况建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，这点是十分重要的且必要的。例如：系统运行安全管理制度、电子文件管理制度等等。

（五）不断提高档案工作者的素质，使档案信息化人才队伍建设水平不断提高

档案管理工作的主要执行者是档案工作人员，从一定意义上来说，工作人员的工作水平与综合素质对档案工作的质量有重要的影响。由此，学校必须加强对档案工作者的培训，以不断提升档案工作者的业务素质、专业知识水平，让档案工作者对档案相关的新知识、新理论和新技能进行了解与掌握，以不断扩大工作者的知识面，充实自己的知识，不断提升专业素质。并且工作者在熟练掌握档案专业知识的同时，还要注意教育管理知识、公文写作知识等多方面知识的学习，使档案管理人员成为具有综合素质的人员，为档案深层次研发奠定基础[4]。要强化业务、提高能力，在提升工作人员政治思想和职业道德教育的同时，还要加强档案人员“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的工作理念。工作人员不但要积极参加档案业务的培训，深入学习档案专业知识理论；而且还要建立档案工作网络，让年纪轻、懂电脑、热爱档案事业的人担任学校专（兼）职档案管理员，应用现代化管理知识、先进技术设备，以不断提高档案管理水平，让学校的档案工作紧跟时代的发展，为学校教学、科研和其他工作服务好。

三、服务学校科学发展

（一）以学校档案为历史借鉴，不断提升学校管理质量

学校要想取得长远的发展，管理是必要且重要的内容。学校的自身建设和价值观的形成都要依赖于学校档案管理工作。对于一所学校来说，档案是积累和丰富学校自身形象和价值观建设经验的有效方法。通过对学校现存档案进行查阅，可以对学校教育教学工作等几个方面的沿革和演变情况有详细了解，从而对学校自身形象和价值观建设的得失、成败进行总结，学校领导可以根据了解到的情况制定学校自身形象和价值观建设整体方案。

（二）以档案为载体，促进教育教学管理

工作实践证明：学校档案能够促进学校教育教学的发展。学校档案是以一定的符号系统和一定的载体形式对学校教育教学活动以及对未来发展的启示进行记录的，其中包含着学校现有的一切知识成果，反应了学校发展过程的整体情况。学校档案一经产生就完全脱离人脑而独立存在，不依赖时空的限制，是多次利用并留下来的。通过学校的档案工作人员对学校档案进行收集、整理，使学校档案成为促进学校教育教学管理的重要措施。不管在什么时代背景下，精神文明建设都不可能在孤立封闭的环境中进行，学校对教育教学管理进行关注是学校得以发展的重要基础条件。

（三）以档案管理体现学校管理自身价值

学校档案建设是很重要的工作，其本身就是学校自身形象与价值观建设。对学校档案信息进行充分开发与利用，是学校提升自身形象与价值观体现的一个基础平台。充分应用学校档案信息资源，并且和各项活动紧密结合，才能使学校档案潜在的经济效益和社会效益得以实现。一所学校，档案管理工作不是孤立存在的，要得到上级领导和全社会的重视与支持才能继续下去，也才能扩大学校档案工作在学校自身形象和价值观建设工作中的空间，才能越来越成为学校不可缺少的重要工作[5]。

学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分，将档案管理工作做好，才能全面提升学校各方面的工作。作为一名档案工作人员，要不断提升自己的素质与工作能力，爱岗敬业、不断钻研，合理应用现代化管理技术，不断提升高中档案管理工作的质量与效率，促进学校工作的全面发展[6]。

参考文献：

[1]王娟.加强档案信息化建设推动学校档案管理现代化[J].华章.2013（9）：287.

[2]林龙霞.利用现代化信息技术加强档案信息化建设[J].办公室业务.2017（18）：110-110务.

[3]林敏.现代信息技术下的高校档案管理建设创新与策略[J].科教导刊.2017（3x）：11-12.

[4]刘影.应用现代化信息技术.实现档案管理优化[J].才智.2017(22):250-250.

[5]陈婷婷.张晶.档案管理现代化中档案管理原理的运用之研究[J].信息系统工程.2017(9):44-44.

[6]崔震.现代信息技术在普通高级中学档案管理中的应用[J].办公室业务.2017（8）：179-179.