浅析档案管理工作的问题与对策

王海英王占海

【摘要】档案管理工作是衡量一个企业管理水平高低的重要尺度。专业化的档案管理不仅更够给企业带来效益、降低成本，提高企业的竞争力。但是目前我国的档案管理工作不容乐观，因此研究档案管理具有重要的现实意义。本文第一章论述了档案管理工作的重要意义，第二章阐述了档案管理的边缘化危机、管理制度不健全和信息化建设不足等问题，并从专业化的角度分析原因。本文接着从加强制度建设、档案管理人员的队伍建设，以及数字化档案和信息化技术等方面进行了对策研究，期望本文研究能为推进档案管理工作的水平，提高档案管理的规范化提供了一些有益参考。

【关键词】档案档案管理边缘化危机信息化建设

1档案管理工作的意义

1.1档案管理工作的重要社会意义档案不仅是人类知识的财富，更是社会不断发展的结果，还是历史实践活动的宝贵记录。档案管理对于人们了解、考察、总结和研究教人育人、制定政策规划、经验教训等工作具有重要的意义。

1.2档案管理对企业的重要价值档案管理工作有利于企业管理的健康发展。一方面，档案管理能够提供第一手研究资料，全面的档案记录和保存能够为决策者及时了解企业整体状态，清楚存在问题，正确地提出发展规划并及时适当地进行调整更改，并作科学的分析。另一方面，档案管理保管了企业的荣誉和各种成就，是对外展示自我的凭证。做好档案管理工作，有利于对外展示良好的自我形象，提升竞争力。

1.3新形势下加强档案管理工作的意义在当前企业普遍存在着严重的经营形势下，做好档案的管理工作，努力发挥出档案管理工作的价值功能，正确地全面地搜集发展资料和情报，扩大档案管理效应，对于为决策者正确地开展规划，制定对策走出困境，增强企业的生存能力，具有十分重要的意义。

2档案管理工作存在的问题与原因

2.1档案管理存在的问题

2.1.1档案管理的边缘化危机档案管理的边缘化危机首先归因于长期以来档案管理工作的不被重视，企业对档案管理的宣传力度不大，在社会上宣传影响不大，单位领导大多认为档案管理无足轻重。

其次，很多人对档案工作的内容、性质、产生的经济效益和社会效益，还没有正确的认识，档案管理工作的重要性进一步被淡化，导致在档案管理工作中存在失位现象，最后造成档案管理工作在整个单位中越来越被边缘化。

2.1.2档案管理制度不够健全管理并不规范，档案管理质量不高，各单位档案管理水平普遍不高。有些单位制定的档案管理规章制度形同虚设，或者没有建立档案管理的规章制度。借阅档案登记手续不完善，档案丢失现象经常发生。尤其在档案管理目录的编号和档案案卷标题方面，极不规范。

2.1.3档案信息化管理落后当前，档案管理的信息化建设与当前信息技术的发展不相适应。表现在档案管理工作上的以下几个方面：一、在大多数的档案管理部门，仍然没有普及档案信息化管理，影响了其他环节的工作。二、当前我国档案信息管理从纸质档案的收集、归档、检索等方法上，一般都采用传统手工操作的档案管理办法，而立卷组合的无序和相近公文的重复与已成为阻碍档案工作开展标准化规范化的阻碍。三、很多档案人员缺乏在标准化规范化方面的专业知识，再加上档案人员的整体素质水平和知识结构不高，导致队伍建设无法适应与规范化标准化工作的发展。

2.2档案管理不合理现状的原因分析档案管理的专业化程度不高，是造成目前档案管理诸多不合理现状的主要原因。首先，专业化程度不高的一个重要表现就是单位领导不够重视。其次，档案管理人员的档案管理意识也不够。长期以来，档案管理人员往往应付完事，档案管理人员处于相对弱势的位置，极易被公众忽视。

3档案管理工作的对略与建议

3.1重视档案管理工作人员的队伍建设首先，选择档案管理人员，除了看思想素质和纪律意识外，还需要掌握丰富的档案理论和技能知识，比如传播学、管理学、情报学、心理学、协调学、公文学、信息学、统计学等多门学科知识及信息化技术，特别是从事信息研究开发的人员。另外，提高档案管理人员的待遇和地位。将一些重要人员分配到档案管理岗位上，激发他们的的积极性和事业进取心。因此，建立健全档案管理工作人员的队伍建设，要先从提高他们工作的重要性和地位来考虑。

3.2完善档案管理制度为实现档案管理制度化，各单位要根据实际情况，按照各类档案的分类、归档要求和管理办法，制定科学合理的档案规范性制度，统一规范导各单位的档案工作。其次，还要建立健全岗位责任制，编制出各部门保管期限、整理规范、技术要求归档目录等方面的制度，积极研究电子档案管理的新制度，把电子档案的利用、保管、归档、制定等阶段纳入到档案管理工作中。

3.3加强档案管理的信息化建设档案管理要紧跟时代发展的潮流，适应信息化社会的发展需要。首先要在管理工作中引进信息化技术，不断改进信息管理，大力购置信息化设备，及时保证档案信息资源共建与共享。其次，开展数字化档案收集工作。在做好物理归档的同时，注意数字化档案保管时的信息安全和数字档案设备安全。还要实施数字化档案的合理利用，开展档案网络的普及和应用，为数字化档案管理做好良好的网络条件保障。同时，还要注意将文件内容所具有的检索字节采用固定格式，以备检索时随机以不同类型的信息开展检索。

参考文献

[1]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[M].北京：科学技术出版社，1994.

[2]童志.立身之本在于特色发展之基在于创新.中国档案，2003（11）