浅谈城建工程档案的管理

张华邵鹏柴孟仙

摘要：随着社会经济和建筑行业的不断发展，工程档案管理工作也变得越来越重要，在工程项目进展过程中，企业应当明确工程档案管理工作的重要性，提高工程档案管理意识，坚持专业的工程档案管理思想，完善工程档案管理制度，提高档案管理人员的专业素养，引进先进的管理技术和管理方法，全面提高工程档案管理水平，促进工程档案管理工作和整个工程项目建设工作的发展。基于此，本文主要分析了城建工程档案管理，希望为相关工作人员提供一定参考。

关键词：城建档案；现状；对策

引言

城建工程档案管理朝着数字化和信息化发展是必然趋势，加快档案数字化建设步伐，利用信息技术对工程档案实行精细化管理，不仅能够确保工程档案准确性，防止档案遗失，还能实现档案资源共享，提高档案的应用价值。

1工程档案管理工作的重要意义

1.1真实反映工程项目运作状况

与工程项目自身工程进展相比，工程档案具有更为长久的使用期限，它能详细、全面地反映工程项目设计、建设和管理过程中的详细信息，以及各个施工阶段的建设信息，是工程项目运作和管理的重要依据。根据工程项目具体情况，相关部门可以根据工程项目档案了解建筑物的结构形式、管线布局、质量标准、责任单位、工程验收和工程款项支付等信息，充分体现了工程档案的信息服务功能，为工程档案使用者提供了真实、便捷的信息资料，是反映工程项目整个运作状况和运作过程的重要依据[1]。

1.2有利于加强工程项目质量监督

相关单位可以通过工程档案准确、及时地把握工程施工的相关信息和真实进度，以掌握工程项目建设的工作状态，将相关责任和权力更好地落实下去，从而更好地保障和提高项目工程施工质量。通过对工程项目档案的查阅，相关部门可以对工程每一个施工环节加以监督，分清各参建单位的职责和权力范围。此外，工程项目档案为整个施工过程留下了项目管理和后期质量追溯的凭证。当项目后期出现问题时，可以准确地追溯责任主体，明细责任范围，加强工程项目质量管理和监督[2]。

2城建工程档案管理现状

2.1档案管理意识淡薄，

体制不健全。档案相较于其他行业并不起眼，以至于很多人对档案这个行业并不了解，城建工程发展过程中，人们只关注工程本身的发展，随之产生的档案却无人过问，导致档案管理和工程建设缺乏同步性，建设项目中所形成的档案未能及时归档、整理，文件遗失、损坏的现象时有发生，工程档案无法全面、真实地反映工程的建设过程。同时也没有建立完善的档案管理制度，档案的收集整理工作和工程项目的发展脱轨。

2.2缺乏专业的档案管理人才。

档案管理的前提是要有专业的人才，具有较强的专业知识，较高的专业素养。城建工程档案整理起来繁琐、枯燥，劳动强度大，重复劳动多，且收入也不高，所以人员流动频繁，而且缺乏专业的档案人员，很多工作人员都是身兼数职，缺乏相关的专业知识，以至于一项工程下来，档案收集这块出现很多地方衔接不上，交接制度不完善，容易出现人走档案走，人走档案丢的现象。

2.3技术手段落后。

目前城建工程档案的管理已经运用计算机等工具，但自身的管理模式还是停留在传统的方式，并没有实现真正意义上的信息化，管理仍然围绕纸质档案开展，在把纸质变成数字信息这块基本为零，不适应信息化时代发展的需求[3]。

3加强城建工程档案管理水平的对策

3.1转变档案管理观念

我国城建工程档案人员要提高信息化意识，转变工程档案管理的观念，充分认识到城建工程档案数字化建设和管理的积极作用，全面推进档案数字化和信息化管理，摒弃传统纸质档案管理理念。城建工程档案管理意义重大，管理人员应形成终身学习意识，提高自身运用数字化技术管理工程档案能力，并且认真学习相关的法律和规章制度，档案管理效率更高，确保不会违背《档案法》，促进城建工程档案管理可持续发展。城建工程档案管理要重视数字化建设，将其当成核心工作去抓，档案数字化管理形式要灵活和多样化，做好档案分类和存储，加强档案检索能力。档案存储要科学合理，查找要方便，这就需要管理人员具有极强的数字化管理能力。

3.2完善工程档案管理规章制度的建设

加强工程档案管理工作，提高工程档案管理水平，实现工程档案的完整、规范化离不开完善的工程档案管理规章制度的支持。因此，相关部门应根据工程档案管理的特点，加强相关档案管理规章制度的建设，保障档案管理工作的有序进行。完善的工程档案管理规章制度应当全面覆盖工程立项、设计、施工、竣工和验收的全过程，明确档案资料的收集、审核、归档、保管等各个环节的工作流程、工作规范和工作标准，使得工程档案管理工作实现规范化、制度化和科学化，确保工程档案管理相关人员在具体工作中有章可循、有法可依。此外，相关部门还必须明确各参建部门和单位在工程档案管理工作中的具体职责和相关义务，在完善工程档案管理规章制度的同时，在更大范围内建立健全的工程档案管理体系。

3.3加强对管理人员培训

城建工程档案数字化建设和管理虽然运用了先进技术，但是整个过程是由人完成的，只有提高了工作人员的专业素质和信息化技术水平，才能确保档案数字化管理的高效性。管理人员既要熟悉档案管理，还要具有很强的信息技术操作能力。城建工程一个最为基础性的工作就是搜集和整理资料，然后将这些城建工程资料进行归档，在实际操作中需要从两个方面着手，通常情况下这些工作是由负责建工程的项目部去完成的，根据国家所颁布的《档案法》以及城建工程档案管理要求，鉴别资料的真实性，防止归档中出现虚假资料，做好工程资料的筛选工作，最后要对资料进行分类，按照相关要求完成工程档案装订和编目。工程档案移交也尤为重要，工作人员要将所有的档案递交到档案室，按照档案信息管理系统的条目，为工程档案编排目录，把档案号输入电脑中，做好纸质档案的保存工作。城建工程档案管理数字化建设和管理必须规范流程，管理人员加强对自身要求，掌握数字化和信息化管理技能，只有这样才能防止工程档案数字化管理中出现重大事故，构建一个安全的工程档案管理环境[4]。

3.4积极开展档案信息化建设。

随着科技的发展，各行各业都将信息化手段运用于工作当中，档案管理也可以打破传统的纸质模式，通过城建档案管理软件的配备，对电子媒介进行保存，档案信息化后更利于档案的添加、保管和利用，从而使得工程档案更加完善，才能进一步提高利用水平，更充分体现城建档案的服务功能。

3.5强化城建档案的监督管理。

城建工程项目众多，领导层要定时掌握和了解各项目的工程进度，加大监督力度，并与工程档案管理员保持密切联系，对工程进度中档案资料的管理情况随时了解，遇到问题及时解决。再一个档案管理人员也可经常深入施工现场，及时了解工程的各个阶段，主动把施工期间的工程档案资料收集回来。只有这样双管齐下，才能切实掌握工程档案的情况，才能把城建工程档案工作做好，才能保证各个阶段资料的齐全、完整[5]。

结束语

在城建过程中，城建工程档案能准确反映工程建设活动和工程实际状况，反映城市建设的真实面貌，是城市发展的历史记载，是城市规划、建设、管理、维修、恢复、扩建、改造的基本依据，因此城建档案管理工作显得尤为重要。

参考文献：

[1]王兆祥.档案管理在企业项目建设中的作用[J].档案学管理，2014（8）.

[2]曹珍珍，张玉.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].智能城市，2016（5）.

[3]张婷婷.建设工程档案资料管理的重要性[J].卷宗，2018（9）.

[4]李永风.谈建设工程档案管理的重要性[J].建筑工程技术与设计，2017（17）.

[5]张彦辉.工程档案管理在建设工程中的重要性研究[J].工程技术研究，2018（6）.