提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

陈嘉仪

摘要：信息化对事业单位文书档案管理工作是机遇更是挑战，特别是对于事业单位医院来说，各种病历、行政、业务、人事等档案五花八门，相对而言，医院的文书档案管理尤其烦琐杂乱，文书的档案管理是对过去经验的总结和对今后工作的启示。因此，各单位工作者必须从全新的角度去思考档案管理与之相结合的方式方法及理论逻辑,构建在信息化时代中档案管理与服务的系统框架，以充分利用新技术来推动档案管理的发展。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；对策研究

引言

事业单位在档案管理的过程中，所使用的档案管理软件标准不相同，很多单位采用的是传统管理软件来进行管理，这造成软件缺乏有效的融通性。除此之外，即使是相同的管理软件，在进行信息搜索时，也很难进行相通的信息管理，这会导致档案管理信息化水平不高，很难实现资源的有效共享。

1档案管理的概述

档案管理又称为档案工作，主要是档案馆对于各项档案信息进行管理和利用的过程，也是当前我国档案事业的重要组成之一。档案管理是一项管理性的工作，但企业是一项服务性的工作，虽然档案管理并不产生直接的物质财富，但是档案所提供的各项信息是其他信息所无法比拟的，例如档案可以真实记载社会各个历史阶段的面貌。因此在进行档案管理时，我们需要遵循统一的档案管理方法，做好档案的有效管理工作，提高档案的管理质量，避免档案出现任何破损。

2事业单位档案管理信息化建设的重要作用

经济社会正在加快发展，信息化发展速度也在不断提高，信息资源也成为目前主要的战略资源。档案属于原生信息资源，发挥的作用也越来越重要。档案信息化的主要作用就是全面应用网络信息技术，对档案信息资源进行处理、存储和管理，为经济社会发展提供有力的基础条件和服务。一般来说，档案信息化分为档案信息数字化、档案信息网络化和档案信息一体化三个方面，有机融合接收信息、传递信息、存储信息和使用信息。对于事业单位来说，其档案管理信息化建设工作简单来说就是展开档案管理后续工作内容的同时，将原本的实体化信息转化为电子数据档案管理的新型模式。该种档案管理模式由于设置了标签目录以及容量大等特点，兼具了实用性与便捷性的应用优势，为事业单位的后续档案管理工作提供了极大的方便，继而保证了档案管理工作的发展全面性。作为事业单位应意识到档案信息化建设体系的意义，拓宽信息化建设体系的完善渠道，为构建完善的档案管理模式奠定基础。

3当前事业单位信息化档案管理中存在的几点不足之处

3.1文书档案管理的保密性有待提高

于医院而言，保护客户隐私非常重要，其各种档案必须严格把关，加强信息化防护措施，避免信息泄露，但现在的文书档案信息化管理中可以发现，许多事业单位的防火墙并不完善，领导还未引起重视，有的是可有可无的规则，使制度得不到有效实施，而这些空缺如遇到不法分子攻击，相关的文书档案还是会遭到破坏，给事业单位带来一定的危机。同时，电子档的文书有改动的可能，甚至在改动之后不易被人察觉，给文书的利用带来一定的风险性。

3.2相关部门信息化水平不够高

由于不同地区经济发展存在差异，档案管理信息化建设也各不相同，同时档案管理人员的水平也不尽相同，导致管理部门信息化水平也各有差异，这些都会对档案管理工作的水平和效果产生影响。虽然有一部分管理部门已经开始利用计算机进行档案管理，信息化水平也较高，但是仍然有很大一部分管理部门采取的是单机操作，网络技术并没有得到充分利用，信息化建设和档案管理效率也受到不同程度的影响，档案管理水平和能力也有所欠缺，档案资源也缺乏有效利用

3.3实用型人才仍处于严重缺乏状态

作为决定社会生产发展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事业单位的档案管理人员由于其工作的特殊性使得其长期占据着重要地位，其自身的工作素质与能力决定着最终的档案管理质量。为进一步提高档案管理水平，作为档案管理者不仅要关注工作流程，还需就管理信息化水平的提升内容进行深入分析。另外还有部分档案管理人员缺乏工作积极性，且服务态度较为恶劣，专业水平与职业责任感的严重缺失使得档案管理的整体水平的持续化提升受到了极大限制。

4提高事业单位档案管理信息化建设质量的几点建议

4.1在档案管理信息资源利用过程中融入更多的数字化手段

作为档案管理人员应结合实际情况对档案管理工作进行深入分析与研究，并以获取到的各类信息与需求调查结果为基础构建完善的档案管理信息化体系，从而实现各类档案形式之间的灵活转化，为充分发挥档案管理信息化模式的应用效果提供支持。在纸质档案信息与数字化信息相互转化前，需要对所需要转化的资源进行深入分析，标出重点内容，从而更方便对数据进行针对性管理，为进一步提高档案管理工作质量奠定坚实的基础。

4.2提高信息化服务水平

在网络信息技术不断发展的新时代背景下，我们应高度重视并大力推进档案信息化，及时发现档案信息化建设中存在的问题和不足，牢固树立档案信息化管理理念，转变传统的档案管理模式，加强档案信息化管理基础设施设备建设，理顺档案信息化管理体制机制，大力推进档案数据库系统建设、档案数字化、档案远程利用和档案信息资源共享，提高档案信息化管理的能力和水平。

4.3强化文书档案管理意识

在信息化大背景下，文书档案管理的改革必将要求相关工作人员转变意识，认识树立文书档案管理意识的重要性，现在的医院大多以救死扶伤为目标，缺少对文书档案的认识，只有在遇到无法解决的问题才肯去翻阅文书，其实，于医院而言，更需要把文书档案管理信息化意识融入管理工作中，指导事业单位文书档案管理工作的运行和流程，只有这样才能够让文书档案管理符合现代化时代的需求。同时，为了满足文书档案管理信息化的有效运转，需要各单位投入一定的资金购买信息化设备和信息化资源，以此推动文书档案管理信息化的发展，为医院的行政部门减少不必要的人力，只有这样，才能更好地救死扶伤，更好地为病人服务。

4.4建立完善的管理机制，实现信息安全保护。

事业单位的档案管理需要加强自我建设，推动档案信息化水平，加强人员管理职责，完善管理技术，通过完善档案管理机制来更好地确保档案管理的各项工作有序推进。档案管理人员需要进一步加强档案信息安全保护意识，以自身实际工作作为基础，夯实工作人员的现代化能力，打破传统认知，在思想上彻底扭转传统的管理理念，树立起全新的管理认知。

结束语

随着当前信息技术的快速发展，整个社会都朝着信息化的方向不断迈进，事业单位的档案管理应当顺应当前的社会发展大趋势，进一步加强自身的信息化建设。加强信息化建设不仅可以更好地促进整个单位的发展，同时对于整个社会的发展也具有极大的益处。为了推动信息化建设，需要加强档案管理人员的专业技能，树立发展意识，建立完善的管理制度，提升事业单位档案管理信息化建设的质量。

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