对城建档案调阅利用工作的思考

(整期优先)网络出版时间:2021-02-24
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对城建档案调阅利用工作的思考

陈小云

新安县自然资源局 邮编: 471800

摘要:随着时代的发展,我国逐渐迈入了大数据时代。大数据的到来意味着信息的高速流通和快速获取,促进了城建档案管理和利用工作的进一步发展。

关键词:城建档案;调阅利用工作;思考

引言

城市建设档案是城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料,既是城市建设总体规划和详细规划的基础,也是各建设主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监管的可靠信息和凭证,更是城市自然面貌、地质状况、建筑物地上、地下管线的真实记录。在我国城市建设突飞猛进、城市化高速发展的背景下,城建档案的利用率越来越高,已成为我国城市建设的重要信息资源。

1城建档案利用过程中的难点

①档案调阅事前控制过于严格。城建档案的馆藏量巨大,但利用率很低。在房产纠纷中,业主无法用城建档案来维护自己的权益;旧小区加装电梯时因无法取得整栋房屋的产权证明,导致惠民工程搁浅;科研院校希望对城市公共建筑进行学术研究时,往往需要层层审批,方能调阅到原始图纸。城建档案关乎城市安全、个人隐私、知识产权等问题,为了维护档案移交单位及个人的权益,城建档案很少能够无限制地向社会开放,但是为了满足社会各界对城建档案的需求,各地城建档案管理机构都制定了调阅利用规定,向公众依法开放档案。纵观我国各大城市城建档案馆的调阅利用规定,调阅手续都比较严苛,总体原则是建筑的所有者或档案的移交者方可调阅。②档案调阅事后无法控制。档案管理者在档案管理过程中应熟悉且严格遵守国家的各项保密法规,把档案的安全看作是工作的核心,即在各项手续完整和清楚的前提下提供档案的使用。为了减少档案泄密的可能性,档案管理机构只提供档案带有水印的复制件,一般不会对外提供档案原件的查询,也不会让档案以电子形式被带离。即使这样,一旦档案的复制件通过合法手续被带离了档案馆,档案管理机构就无法对这些档案的安全进行把控,只能依赖档案利用者的自觉意识。城建档案不仅关系着知识产权和个人隐私,对城市公共安全也有至关重要的影响。城市重要建筑物、构筑物和基础设施的信息一旦被不法分子获得,将对人民的生命财产安全产生巨大的威胁。

2对城建档案调阅利用工作的思考

2.1完善城建档案社会服务的基础建设内容

从现阶段来看,城建档案在社会化服务应用中还存在不少问题,比如涵盖方面总有缺失、应用信息不够全面、更新信息不够迅速等,导致在社会化服务功能上有所缺陷,所以对城建档案社会服务方面的基础信息内容要加强完善和整合。逐渐完善城建档案基础建设内容,尽可能涵盖更多领域、更多方面,尽可能地完善每一项细节内容。从社会服务的角度出发,尽量多层次、多方位地收集资料信息,利用计算机技术高效便捷地进行分类归纳,简化制度流程,让整个检索体系尽可能做到去繁化简、方便快捷。做好城建档案资料的查询系统就是充分利用城建档案社会化服务功能的第一步,丰富内容、归类明细、简化流程等都是需要完善城建档案社会服务的基础建设内容。

2.2完善制度建设,制定流程规范

从制度方面入手,通过制定科学的流程规范,实现对城建档案的规范化管理。对此,以下建议可供参考:①加大对城建档案管理的宣传力度。呼吁各部门和人民群众意识到城建档案的重要性,为社会营造良好的档案资源管理环境,也让管理人员明确这项工作的严肃性。组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》等法律条例,将档案规范化管理工作作为年度重点工作任务,定期进行检查,做好工作整改。②建立更加科学的城建档案管理制度体系。随着时代的发展与变化,有必要创建新的城建档案管理模式,而相配套的城建档案管理制度也会不断变化,要求工作人员定期更新制度内容,做好补充工作。根据本单位当前城建档案管理现状,强化制度管理体系建设,推动城建档案管理工作迈向规范化的道路③从细节入手,严格执行流程规范。寻找当前城建档案管理工作中可能存在的漏洞,对每一项管理步骤都提出规范化要求,明确标注城市建设档案的正确归档时间、移交时间、保管期限以及业务类别等信息,对城建档案立卷和保存情况展开规范化管理,按照城建档案管理制度开展各项工作。

2.3健全法制保障,构建标准体系

城建档案管理数字化建设属于系统化建设任务,数字化档案系统具备较强的依赖性,能有效突出档案保密工作的重要性。当前要注重进一步推动城建档案信息管理保障体系建设,积极完善原有的安全管理体制,建立规范化的城建档案保障体系,为城建档案管理数字化活动开展提供参照依据。相关管理部门要做好档案管理人员法律知识普及与培训,提高管理人员法律意识以及安全意识,提高档案安全保护成效,防止档案信息泄露。还要做好档案异地备份,提高管理安全性,实现各区域以及各部门城建档案工作信息交流与共享。另外,还要注重建立通用的标准化管理体系,对档案收集、管理、应用流程全面优化,实现电子档案与纸质档案统一化发展,加速电子档案标准化建设进程。

2.4建立利用后反馈机制,加强保密宣传教育

目前,城建档案调阅利用服务在利用人取得所需档案、离开档案馆后宣告结束。城建档案提供利用后,还有一个重要的环节,就是城建档案信息利用效果的反馈工作。这一工作目前是缺失的,城建档案管理机构没有将服务延伸到调阅完成后。每位利用人都会留有联系方式,对利用效果的反馈工作既可以反映出城建档案利用给国家经济建设、社会发展带来的效益,也可以体现出城建档案管理部门的价值、地位与作用,对了解社会的利用需求,完善调阅利用规定、争取更多档案的价值有积极作用。档案馆方面还应当增加档案法规制度的宣传,让使用档案的人明确制度,引领使用人树立正确的观念。在对利用人的回访过程中,也能督促其加强保密意识,注意完好地保存档案信息,有利于档案安全。

2.5加强全心全意为民服务意识

城建档案馆需要接触社会各行各业人员,档案管理人员的言行举止代表了整个档案馆的形象。因此,要牢固树立公正意识、责任意识,注重自身修养,按照为民、务实、清廉、勤奋的要求,以人民为中心,变消极服务为积极服务,努力为档案利用者提供热情、周到、细致的优质服务,对来馆查阅档案的用户,无论是机关、单位、或是公民个人,都要做到耐心热情。本着从用户的角度出发,多给用户提供有用的信息,让用户少走一些弯路。把人民群众对档案馆提出的宝贵意见落到实处,促进城建档案馆档案业务工作实现新的跨越,形成服务中心、崇尚实干、用心做事、善谋善成的良好工作氛围。同时,改变服务程序,变繁琐为简便,简化各种繁琐手续,方便利用者,在服务手段上,从手工操作向规范化、现代化方式转变。

结语

城建档案馆是城建档案事业的主体,是促进档案事业发展的践行者。提升城建档案馆的社会服务功能,以更有效的方式和更有力的手段服务于社会,体现自身的存在价值是时代赋予我们每一位档案工作者的神圣使命。新形势下,城建档案工作者只有不断提升自身政治素质和业务素质,在实践中从传统习惯与路径依赖的惯性思维中解放出来,增强服务意识,充分利用现代化技术手段,准确把握利用者需求,不断创新方式方法,不断提高服务水平,才能使城建档案更有效地服务于经济社会,服务于城市规划建设和管理,服务于人民群众。

参考文献

[1]黄新星.切实转变思想观念提升城建档案利用服务水平[J].城建档案,2013(12):28-29.

[2]黄姗来.提升城建档案馆的社会服务功能[J].城建档案,2010(7):43-44.

[3]提升城建档案管理水平服务城市建设[J].档案人语,2013(7):55-56.